SKNN Nâng cao hiệu quả tra cứu thủ tục hành chính một cửa bằng Cổng thông tin điện tử và mã QR

Sáng kiến kinh nghiệm: Giải pháp tra cứu thủ tục hành chính qua Cổng thông tin và mã QR

Sáng kiến kinh nghiệm “Nâng cao hiệu quả tra cứu thủ tục hành chính một cửa bằng Cổng thông tin điện tử và mã QR” tập trung vào việc đổi mới phương thức cung cấp và tra cứu thông tin thủ tục hành chính tại Bộ phận Một cửa.

Trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, việc giúp người dân nhanh chóng tiếp cận thông tin về thành phần hồ sơ, trình tự thực hiện, thời hạn giải quyết và các nội dung liên quan có ý nghĩa quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ và hiệu quả thực hiện nhiệm vụ hành chính. Việc kết hợp Cổng thông tin điện tử với mã QR tạo điều kiện để người dân chủ động tra cứu thông tin bằng thiết bị điện tử, đồng thời hỗ trợ cán bộ phụ trách giảm thời gian hướng dẫn và cung cấp thông tin thủ công. Sáng kiến đưa ra những giải pháp phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong hoạt động hành chính, hướng tới xây dựng quy trình tra cứu thuận tiện, nhanh chóng và dễ tiếp cận.

Hoatieu.vn xin chia sẻ nội dung sáng kiến để bạn đọc tham khảo và vận dụng phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ĐỀ TÀI

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRA CỨU THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA THÔNG QUA CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ VÀ MÃ QR

I. LỜI MỞ ĐẦU

1.1 Bối cảnh đề tài

Trong hệ thống chính quyền các cấp, chính quyền cơ sở xã phường đặc khu (Gọi chung là cấp xã) có vai trò, vị trí rất quan trọng trong tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước vào thực tiễn đời sống xã hội, là nơi trực tiếp phát huy quyền làm chủ của Nhân dân, khai tác tiềm năng tại chỗ ở địa phương trong sự nghiệp phát triển Kinh tế - Xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng và tạo điều kiện cho nhân dân địa phương xây dựng cuộc sống ấm no, hạnh phúc. Vì vậy cải cách hành chính đối với chính quyền cấp xã là vấn đề cần được quan tâm và chú trọng. Việc triển khai thực hiện phải đồng bộ trên tất cả 6 nhiệm vụ từ cải cách thể chế, cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy; cây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ Cán bộ, công chức; cải cách tài chính công và hiện đại hóa.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã là giải pháp đổi mới về phương thức làm việc của cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương các cấp, nhằm tạo chuyển biến cơ bản trong quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức và công dân. Một trong những nhu cầu của tổ chức, người dân khi thực hiện giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND Phường là tra cứu các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND Phường. Bảng niêm yết thủ tục hành chính là cánh tay nối dài, là nơi thông tin được công khai minh bạch các danh mục, quy trình xử lý từng thủ tục hành chính.

1.2 Lý do chọn đề tài

Qua thời gian công tác ở và thực hiện niêm yết các thủ tục hành chính tại bảng niêm yết thủ tục hành chính của UBND Phường ......................, bảng niêm yết đã phát huy được vai trò trong việc đưa thông tin đến với người dân thuận tiện và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, so với yêu cầu cải cách hành chính trong thời gian tới, đặc biệt trong giai đoạn cả đất nước đang thực hiện chương trình Chuyển đổi số Quốc gia thì bảng niêm yết thông tin các thủ tục hành chính Phường ...................... vẫn bộ lộ một số hạn chế, mang tính truyền thống, khó tra cứu cho người dân khi số lượng thủ tục ở mỗi lĩnh vực quá nhiều.

Để khắc phục tình trạng trên cần thiết phải đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách cơ chế hiển thị thông tin đa dạng, nhằm đưa danh mục thủ tục hành chính đến gần với người dân, tổ chức hơn nữa. Là công chức Văn phòng – Thống kê, là đầu mối kiểm soát thủ tục hành chính của UBND Phường ......................, bản thân tôi nhận thấy cần thay đổi phương thức tra cứu, niêm yết thông tin thay vì hình thức niêm yết và tra cứu thông tin một cách truyền thống như hiện nay. Chính vì thế tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả tra cứu thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa thông qua Cổng thông tin điện tử và mã QR” làm đề tài nghiên cứu sáng kiến kinh nghiệm. Đây không chỉ là là một trong những vấn đề thiết thực, nhằm nâng cao tính thuận tiện cho công dân, tổ chức khi đến giao dịch tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND Phường ...................... mà còn có thể nhân rộng mô hình sang các phường xã khác nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương.

1.3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu

Đề tài lấy việc tra cứu thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Phường làm đối tượng nghiên cứu, nhằm xây dựng các phương án tra cứu thủ tục hành chính một cách thuận tiện, dễ dàng thông qua website hahuytap.hatinhcity.gov.vn và mã QR.

• Phạmvi nghiên cứu:

Không gian: Đề tài nghiên cứu các giải pháp nâng cao hiệu quả tra cứu thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND Phường ......................, thông qua đó có thể áp dụng tại UBND cấp xã.

Thời gian: Gian đoạn từ .../…/20… đến nay, từ khi Bản thân được làm việc tại UBND Phường ...................... với vị trí Công chức văn phòng – thống kê – cán bộ đầu mối phụ trách kiểm soát thủ tục hành chính của UBND Phường .......................

1.4. Mục đích nghiên cứu:

Thông qua việc nghiên cứu đề tài này để tìm ra phương hướng, giải pháp cho việc tra cứu các thủ tục hành chính được thuận tiện hơn, nhằm rút ngắn thời gian tra cứu cũng như áp dụng công nghệ thông tin trong thay thế cho việc tra cứu bằng văn bản giấy thông thường, tăng tỷ lệ truy cập cho cổng thông tin điện tử của Phường .......................

Việc áp dụng công nghệ thông tin trong việc tra cứu thủ tục hành chính thuận tiện hơn cũng chính là giải pháp phát huy hết vai trò, tác dụng của bộ phận một cửa và một cửa liên thông. Giúp cánh tay nối dài của nhà nước đến gần hơn với nhân dân.

1.5. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu

Các phương pháp tra cứu trước đây tại Bộ phận giao dịch một cửa của UBND Phường ...................... là các phương pháp truyền thống, các danh mục thủ tục hành chính được niêm yết bằng giấy A4 và được treo lên theo từng lĩnh vực, có những lĩnh vực nhiều thủ tục hành chính, quy trình thực hiện đến hàng trăm trang, khiến cho việc tra cứu gặp nhiều khó khăn.

Với phương pháp tra cứu mới mà tác giả nghiên cứu và đề xuất trong đề tài này, việc tra cứu sẽ được sử dụng dễ dàng hơn thông qua điện thoại thông minh hoặc thông qua máy tính. Với nền tảng dữ liệu được minh bạch và công khai trên Cổng thông tin điện tử Phường ...................... theo từng danh mục.

Việc cập nhật dữ liệu trên cổng thông tin một cách rõ ràng, công khai từng danh mục và quy trình thủ tục hành chính theo từng chuyên mục trên cổng thông tin điện tử sau đó tạo đường dẫn (link) thành mã QR để cho người dân dễ dàng truy cập vào từng lĩnh vực là có tính mới, hiện tại tác giả chưa thấy có UBND xã phường nào thực hiện. Đây cũng chính là một trong những điểm mới trong việc áp dụng công nghệ thông tin trong tra cứu.

II. THỰC TRẠNG VÀ XÂY DỰNG TRA CỨU THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THÔNG QUA CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ VÀ MÃ QR

2.1 Cơ sở lý luận

Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Nghị định Số: 107/2021/NĐ-CP ngày 6/12/2021 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Thông tư số: 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của văn phòng chính phủ về việc hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính.

2.2 Thực trạng của vấn đề:

Hiện nay, việc niêm yết, công khai thông tin về TTHC tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả UBND cấp xã nói chung và UBND Phường ...................... nói riêng được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31 tháng 10 năm 2017 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính và các văn bản khác liên quan.

Theo đó UBND Phường ...................... công khai thủ tục hành chính theo hình thức niêm yết trên bảng gắn trên tường, vị trí công khai không bị che khuất, là 1 phần lớn của phòng giao dịch. Đáp ứng đẩy đủ theo yêu cầu tại Điều 15 của thông tư 02/2017/TT-VPCP về việc quy định về cách thức công khai thủ tục hành chính tại trụ sở cơ quan, đơn vị trực tiếp tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính của thông tư 02/2017/TT-VPCP.

Việc niêm yết bằng bảng gắn trên tường bộc lộ nhiều khó khăn vướng mắc trong tra cứu như số lượng danh mục thủ tục hành chính quá nhiều, có những lĩnh vực hàng trăm trang giấy A4, vị trí bảng treo có những danh mục nằm quá cao so với chiều cao của người tra cứu. Và đặc biệt là UBND Phường ...................... nói riêng và một số xã phường khác chưa sử dụng công cụ điện tử để tiến hành niêm yết các thủ tục hành chính. Việc niêm yết bằng thủ tục hành chính thông qua cơ sở dữ liệu được cập nhật tại cổng thông tin điện tử và hiển thị với người dân tại bảng tra cứu thông qua mã QR sẽ giúp người dân thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm các thủ tục hành chính mà mình cần tìm hiểu, thông qua đó làm tăng lượng truy cập, lượng tương tác cho cổng thông tin điện tử của phường.

Chúng ta đang số trong kỷ nguyên số, bùng nổ công nghệ thông tin, nhà nhà, người người đều trang bị cho mình một chiếc điện thoại thông minh nên việc áp dụng công nghệ dữ liệu điện tử và mã QR trong tra cứu thủ tục hành chính là hoàn toàn có tính khả thi nhằm tăng cường khả năng ứng dụng CNTT của cán bộ, công chức xã, xây dựng chính quyền điện tử, cắt giảm chi phí, thời gian niêm yết, cập nhật liên tục, nhanh chóng những thay đổi thông tin TTHC cho cơ quan nhà nước; giảm bớt chi phí, thời gian đi lại cho công dân khi cần tra cứu thông tin về TTHC, nộp hồ sơ trực tuyến.

.................................................................................................

Mời bạn đọc cùng tải về bản DOCX hoặc PDF để xem đầy đủ nội dung thông tin và chỉnh sửa chi tiết.

Mời các bạn tham khảo thêm nội dung Sáng kiến kinh nghiệm trong chuyên mục Học tập của HoaTieu.vn.