Quyết định về việc ban hành quy trình kiểm tra hóa đơn số 1403/QĐ-TCT

Quy trình kiểm tra hóa đơn

Quyết định số 1403/QĐ-TCT việc ban hành quy trình kiểm tra hóa đơn, quyết định này được Bộ Tài chính và Tổng cục thuế ban hành, xét đề nghị của Vụ trưởng Thanh tra Tổng cục Thuế. Quy trình kiểm tra hóa đơn được áp dụng cho bộ phận kiểm tra hóa đơn, công chức kiểm tra hóa đơn thuộc Cục Thuế, Chi cục Thuế thực hiện công tác kiểm tra hóa đơn đối với các tổ chức, cá nhân trong việc tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn. Quyết định 1403/QĐ-TCT có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Luật quản lý thuế số 21/2012/QH13

QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH KIỂM TRA HÓA ĐƠN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29/11/2006, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật quản lý thuế số 21/2012/QH13 ngày 20/11/2012 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ;

Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 109/2009/QĐ-BTC ngày 14/01/2010 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Thanh tra Tổng cục Thuế;

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22/7/2013 của Chính phủ;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Thanh tra Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình kiểm tra hóa đơn, thay thế Quyết định số 381/QĐ-TCT ngày 31/3/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành quy trình kiểm tra hóa đơn.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Thủ trưởng các Vụ, đơn vị tương đương thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế; Cục trưởng Cục Thuế tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương; Chi cục trưởng Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TỔNG CỤC TRƯỞNG

Bùi Văn Nam

QUY TRÌNH
KIỂM TRA HÓA ĐƠN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1403/QĐ-TCT ngày 28 tháng 7 năm 2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC ĐÍCH CỦA QUY TRÌNH

1. Chuẩn hoá các nội dung công việc khi thực hiện kiểm tra việc tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đối với tổ chức, cá nhân để thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, thống nhất từ Cục Thuế và Chi cục Thuế, đáp ứng yêu cầu cải cách và hiện đại hóa ngành thuế.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG CỦA QUY TRÌNH

Quy trình kiểm tra hóa đơn được áp dụng cho bộ phận kiểm tra hóa đơn, công chức kiểm tra hóa đơn thuộc Cục Thuế, Chi cục Thuế thực hiện công tác kiểm tra hóa đơn đối với các tổ chức, cá nhân trong việc tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn.

III. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

1. Bộ phận kiểm tra hóa đơn bao gồm phòng kiểm tra thuộc Cục Thuế, đội kiểm tra thuộc Chi cục Thuế, phòng quản lý ấn chỉ hoặc bộ phận quản lý ấn chỉ thuộc Cục Thuế và bộ phận quản lý ấn chỉ thuộc Chi cục Thuế.

Bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn do Thủ trưởng Cơ quan Thuế quyết định.

2. Công chức kiểm tra hóa đơn bao gồm công chức kiểm tra thuế, công chức quản lý ấn chỉ, thuộc các Cục Thuế, Chi cục Thuế.

IV. YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG CHỨC KIỂM TRA HÓA ĐƠN

1. Thực hiện kiểm tra các hồ sơ, báo cáo: Đơn đề nghị mua hóa đơn; Đề nghị sử dụng hóa đơn (tự in, đặt in); Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in; Báo cáo về việc nhận in, cung cấp phần mềm tự in hóa đơn; Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
Thông báo kết quả hủy hóa đơn; Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (gọi tắt là hồ sơ báo cáo về in, phát hành, quản lý sử dụng hóa đơn) của các tổ chức, cá nhân gửi đến Cơ quan Thuế.

2. Chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra đối với các hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của các tổ chức, cá nhân gửi đến Cơ quan Thuế về tình hình tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn được giao.

V. NGUYÊN TẮC PHỐI HỢP KIỂM TRA HÓA ĐƠN

Các hoạt động tạo, in, phát hành và sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân có thể diễn ra trên nhiều tỉnh, thành phố (hoặc quận, huyện) khác nhau.

Qua kiểm tra phát hiện việc tạo, in, phát hành và sử dụng hóa đơn đối với các tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm liên quan đến các tổ chức, cá nhân thuộc các địa phương khác, Cơ quan Thuế các địa phương chủ động trong việc trao đổi thông tin phối hợp kiểm tra việc tạo, in, phát hành và sử dụng hóa đơn để phát hiện, xử lý kịp thời các hành vi vi phạm về hóa đơn của các tổ chức, cá nhân thuộc địa phương mình quản lý theo quy định của pháp luật.

Phần II

NỘI DUNG QUY TRÌNH

I. KIỂM TRA TẠI TRỤ SỞ CƠ QUAN THUẾ

1. Thu thập, khai thác thông tin để kiểm tra hồ sơ, báo cáo tình hình tạo in phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân.

1.1. Bộ phận quản lý ấn chỉ thực hiện:

• Thu thập, khai thác và phân tích các thông tin từ các hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của các tổ chức cá nhân kinh doanh trên địa bàn. Lập danh sách tổ chức cá nhân gửi các loại báo cáo chậm; Báo cáo có nội dung, số liệu sai lệch so với nội dung số liệu của cơ quan Thuế quản lý.
• Nhận dạng, phát hiện các hồ sơ có dấu hiệu nghi vấn về tạo, in, phát hành quản lý và sử dụng hóa đơn để chuyển cho bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn.
• Thời gian chuyển các hồ sơ có dấu hiệu nghi vấn cho bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn chậm nhất là sau 20 ngày so với quy định thời gian gửi hồ sơ, báo cáo về hóa đơn đối với Người nộp thuế gửi đến Cơ quan Thuế.

1.2. Bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn thực hiện:

Sử dụng dữ liệu của ngành và những dữ liệu thông tin khác (nếu có) về Người nộp thuế để đối chiếu, kiểm tra với các hồ sơ, báo cáo do bộ phận quản lý ấn chỉ chuyển sang. Qua đó, đánh giá lựa chọn hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của tổ chức cá nhân có rủi ro vi phạm về tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn để phục vụ cho công tác kiểm tra.

2. Căn cứ vào kết quả thu thập, khai thác thông tin tại điểm 1 nêu trên, bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn lựa chọn và phân loại hồ sơ, báo cáo về hóa đơn để xây dựng kế hoạch kiểm tra về việc tạo, in, phát hành và sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tại trụ sở Cơ quan Thuế:

2.1. Lựa chọn hồ sơ có rủi ro, sai sót:

a) Tổ chức, cá nhân nộp các hồ sơ, báo cáo về hóa đơn không đúng thời gian theo quy định của pháp luật tối thiểu một lần trong khoảng thời gian 01 năm tài chính;

2.2. Phân loại hồ sơ, báo cáo về hóa đơn.

a) Tổng hợp những hồ sơ có rủi ro, sai sót tại các tiết a, b điểm 2.1, mục I nêu trên để đưa vào danh sách kế hoạch các hồ sơ kiểm tra việc tạo, in. phát hành và sử dụng hóa đơn tại trụ sở Cơ quan Thuế theo mẫu số 01/KTHĐ ban hành kèm theo quy trình này.

2.3. Xây dựng kế hoạch kiểm tra việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tại trụ sở Cơ quan Thuế:

Căn cứ phân loại hồ sơ, báo cáo về hóa đơn nêu tại điểm 2.2, mục I trên đây bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn tổ chức lập kế hoạch kiểm tra hóa đơn:

• Kế hoạch kiểm tra hóa đơn năm sau phải được lập xong trước ngày 01/12 năm trước để trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế phê duyệt trước ngày 10/12 hàng năm;
• Kế hoạch kiểm tra hóa đơn được bổ sung hàng quý chậm nhất là sau 40 ngày so với quy định thời gian gửi báo cáo in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân đến Cơ quan Thuế.

3. Nội dung kiểm tra hồ sơ, báo cáo về việc tạo, in phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tại Cơ quan Thuế theo kế hoạch.

Trên cơ sở kế hoạch kiểm tra hóa đơn (hoặc kế hoạch bổ sung) đã được phê duyệt, bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn tổ chức công tác kiểm tra đối với các trường hợp sau:

3.1. Đối với tổ chức được tự in hóa đơn và các tổ chức đặt in hóa đơn:

Kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của quý này (hoặc tháng với trường hợp phải báo cáo tháng) với các chỉ tiêu trong hồ sơ, báo cáo về hóa đơn của quý trước (hoặc tháng trước) như: số lượng hóa đơn tồn kỳ trước chuyển sang; số lượng hóa đơn thông báo phát hành; số hóa đơn đã sử dụng; số hóa đơn hủy, mất, hỏng...

3.2. Đối với tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in:

• Kiểm tra điều kiện tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn.
• Kiểm tra các chỉ tiêu trên báo cáo về việc nhận in hóa đơn của tổ chức nhận in hóa đơn với các tổ chức, cá nhân đặt in hóa đơn; Báo cáo về việc cung cấp phần mềm tự in hóa đơn của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn.

3.3. Đối với tổ chức, cá nhân mua hóa đơn tại Cơ quan Thuế.

• Kiểm tra tính hợp lý của các thông tin ghi trong đơn đề nghị mua hóa đơn.
• Kiểm tra sổ mua hóa đơn được Cơ quan Thuế cấp.

4. Xử lý kết quả kiểm tra hồ sơ, báo cáo về hóa đơn tại trụ sở cơ quan Thuế

4.1. Kết thúc kiểm tra mỗi hồ sơ, báo cáo về hóa đơn, công chức kiểm tra hóa đơn phải nhận xét hồ sơ, báo cáo về hóa đơn (theo mẫu số 04/KTHĐ kèm theo quy trình này).

4.2. Xử lý sau khi nhận xét hồ sơ, báo cáo về hóa đơn:

II. TRÌNH TỰ KIỂM TRA HÓA ĐƠN TẠI TRỤ SỞ CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN VỀ VIỆC TẠO, IN, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN

1. Ban hành quyết định kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức, cá nhân tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn.

1.1. Trường hợp tổ chức, cá nhân không giải trình hoặc giải trình nhưng không chứng minh được hồ sơ, báo cáo về hóa đơn là đúng, công chức kiểm tra hóa đơn báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ban hành quyết định kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức, cá nhân (theo mẫu 03/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/1/2013 của Bộ Tài chính).

2. Thực hiện quyết định kiểm tra hóa đơn.

2.1. Việc kiểm tra theo Quyết định kiểm tra phải được tiến hành chậm nhất là mười (10) ngày làm việc kể từ ngày ban hành Quyết định, khi bắt đầu tiến hành kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm công bố quyết định kiểm tra giải thích rõ về nội dung kiểm tra theo quyết định. Khi kết thúc công bố quyết định kiểm tra đoàn kiểm tra và tổ chức, cá nhân được kiểm tra phải có biên bản xác định thời gian và nội dung công bố quyết định kiểm tra (Mẫu 05/KTTT ban hành kèm theo thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/1/2013 của Bộ Tài chính).

3. Lập biên bản kiểm tra

3.1. Trong thời hạn 5 (năm) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Đoàn kiểm tra phải lập Biên bản kiểm tra (theo mẫu 04/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/1/2013 của Bộ Tài chính). Biên bản kiểm tra gồm các nội dung chính sau:

• Các căn cứ pháp lý để thiết lập biên bản.
• Nêu nội dung đã kiểm tra và kết luận từng nội dung đã tiến hành kiểm tra, xác định hành vi, mức độ vi phạm và đề xuất xử lý vi phạm theo thẩm quyền. Kiến nghị biện pháp xử lý không thuộc thẩm quyền của Đoàn kiểm tra.

4. Xử lý kết quả kiểm tra.

4.1. Chậm nhất năm (05) ngày làm việc kể từ ngày ký Biên bản kiểm tra với tổ chức, cá nhân bị kiểm tra, trưởng đoàn kiểm tra phai báo cáo người ra quyết định kiểm tra về kết quả kiểm tra. Trường hợp phát sinh hành vi vi phạm phải xử phạt vi phạm hành chính thì trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản, Thủ trưởng cơ quan thuế phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính. Tổ chức, hộ, cá nhân bị kiểm tra có nghĩa vụ chấp hành quyết định xử lý kết quả kiểm tra.

III. KIỂM TRA ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN BỎ ĐỊA CHỈ ĐĂNG KÝ KINH DOANH, TỰ Ý NGHỈ KINH DOANH KHÔNG THÔNG BÁO VỚI CƠ QUAN THUẾ

Bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn kết hợp với chính quyền địa phương nơi tổ chức, cá nhân có dấu hiệu bỏ địa chỉ đăng ký kinh doanh, tự ý nghỉ kinh doanh không thông báo với Cơ quan Thuế tiến hành kiểm tra thực tế và xác định thời điểm bỏ địa chỉ đăng ký kinh doanh, tự ý nghỉ kinh doanh.

IV. TỔNG HỢP BÁO CÁO VÀ LƯU GIỮ TÀI LIỆU KIỂM TRA HÓA ĐƠN

1. Chậm nhất là 03 ngày làm việc, kể từ khi kết thúc công việc tại Phần II quy trình này. Trưởng đoàn kiểm tra phải cập nhập xong các tài liệu, thông tin đã thực hiện vào hệ thống cơ sở dữ liệu hỗ trợ kiểm tra hóa đơn của Ngành.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thanh tra Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra Cơ quan Thuế các cấp thực hiện quy trình này.

2. Cục trưởng Cục Thuế, Chi cục trưởng Chi cục Thuế chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện kiểm tra các hồ sơ, báo cáo hóa đơn theo nội dung quy trình này; định kỳ hoặc đột xuất tổ chức kiểm tra việc thực hiện quy trình của các bộ phận được kiểm tra hồ sơ, báo cáo hóa đơn và áp dụng các hình thức khen thưởng, kỷ luật theo chế độ quy định.