Quyết định thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế số 1209/QĐ-BTC

Thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

Quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, được Bộ Tài chính ban hành, xét theo đề nghị của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế. Thông tư này áp dụng thí điểm cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Hà Nội, và có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC THÍ ĐIỂM SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA CƠ QUAN THUẾ
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29/11/2006; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế số 21/2012/QH13 ngày 20/11/2012;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế số 71/2014/QH13 ngày 26/11/2014;

Căn cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH 11 ngày 17/6/2003;

Căn cứ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế;

Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/2/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15/02/2007; Nghị định số 170/2013/NĐ-CP ngày 13/11/2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ và Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/2/2007 của Chính phủ về giao dịch điện trong hoạt động tài chính;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 215/2013/NĐ-CP ngày 23/12/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện về thuế giá trị gia tăng, quản lý thuế và hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Theo đề nghị của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Điều 2. Áp dụng thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Hà Nội; thời gian thực hiện thí điểm từ tháng 06/2015 đến hết tháng 12/2016. Trước khi kết thúc thực hiện thí điểm, Tổng cục Thuế báo cáo Bộ Tài chính kết quả và đề xuất phương án triển khai mở rộng.

Điều 3. Doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực phải thực hiện đúng quy định ban hành kèm theo Quyết định này.

Điều 4. Giao Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế lựa chọn doanh nghiệp tham gia thí điểm, quy định chuẩn thông tin trao đổi của hệ thống và ban hành Quy trình quản lý hóa đơn xác thực để thực hiện thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực nhằm đáp ứng yêu cầu đơn giản thủ tục hành chính trong việc đăng ký và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp kiểm tra, bảo vệ hóa đơn của đơn vị mình; Đồng thời, đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý thuế.

Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế, Cục trưởng Cục Tin học và Thống kê tài chính, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ trưởng Vụ Chính sách thuế, Vụ trưởng Vụ Pháp chế, Chánh văn phòng Bộ Tài chính và Thủ trưởng các đơn vị thuộc hệ thống Thuế chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

TUQ. BỘ TRƯỞNG
TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Bùi Văn Nam

QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC THÍ ĐIỂM SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA CƠ QUAN THUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này hướng dẫn về việc tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đối với các doanh nghiệp, cơ quan thuế thực hiện thí điểm.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với:

• Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được cơ quan thuế lựa chọn tạo và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
• Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
• Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

• Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
• Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
• Mã vạch hai chiều: có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế, được hiển thị trên hóa đơn. Mã vạch hai chiều hỗ trợ doanh nghiệp đọc nhanh và kiểm tra thông tin trên hóa đơn.

Điều 4. Điều kiện doanh nghiệp được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau đây được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực:

• Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.
• Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
• Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

Điều 5. Nội dung trên hóa đơn xác thực

1. Trên hóa đơn xác thực thể hiện thêm các thông tin: số hóa đơn xác thực, mã xác thực, mã vạch hai chiều.

2. Chữ ký của người bán:
Hóa đơn xác thực phải có chữ ký điện tử của người bán trước khi được cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.

Chương II

ĐĂNG KÝ, PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN XÁC THỰC

Điều 6. Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

1. Doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực theo mẫu số 01/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này, nội dung đăng ký bao gồm:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực.
• Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn xác thực và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.

Điều 7. Đăng ký phát hành hóa đơn xác thực

1. Trước khi sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực bao gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành, phần mềm sử dụng để lập hóa đơn xác thực.

Điều 8. Thay đổi thông tin đăng ký

1. Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin về tên, địa chỉ (đã được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận), doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để cập nhật thay đổi.

Điều 9. Ngừng sử dụng hóa đơn xác thực

1. Trường hợp doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp thực hiện truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để khai báo theo mẫu số 04/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Kể từ thời điểm đăng ký ngừng sử dụng, doanh nghiệp sẽ không tạo được hóa đơn xác thực trên hệ thống nhưng vẫn có thể tra cứu các hóa đơn đã được xác thực.

Chương III

QUY TRÌNH CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN

Mục 1: CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN THEO MÔ HÌNH CẤP MÃ XÁC THỰC TẬP TRUNG

Điều 10. Tiêu chí lựa chọn doanh nghiệp

Cơ quan thuế lựa chọn doanh nghiệp có các điều kiện sau đây được thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn theo mô hình cấp mã xác thực tập trung:

1. Doanh nghiệp có đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 4 Quyết định này.

2. Doanh nghiệp theo quy định tại khoản 12 Điều 5 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của Chính phủ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong suốt thời gian thực hiện thí điểm.

Điều 11. Lập hóa đơn và ký điện tử

1. Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp theo tài khoản đã được cấp và thực hiện:

• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Ký điện tử trên các hóa đơn đã lập.

Điều 12. Gửi hóa đơn để cấp mã xác thực

Sau khi doanh nghiệp ký điện tử, hóa đơn sẽ được gửi đến hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Các phần mềm lập hóa đơn phải đảm bảo kết nối mạng khi ký và gửi Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.

Điều 13. Cấp mã xác thực hóa đơn

Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã xác thực (cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực) và gửi trả kết quả cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.

Điều 14. Nhận kết quả cấp mã xác thực hóa đơn

1. Kết quả cấp mã xác thực bao gồm:

• Các thông tin hóa đơn đã được cấp mã xác thực nếu kết quả xác thực thành công.
• Các trạng thái lỗi nếu cấp mã xác thực không thành công.
• Thông báo kết quả cấp mã xác thực hóa đơn sẽ được tự động gửi tới doanh nghiệp qua phần mềm doanh nghiệp đã sử dụng để lập và gửi xác thực hóa đơn.

Điều 15. Tra cứu thông tin hóa đơn xác thực

1. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để tra cứu, tìm kiếm thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực; tra cứu, kết xuất thông tin chi tiết hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực ra tệp.

Mục 2: CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN THEO MÔ HÌNH CẤP MÃ XÁC THỰC PHÂN TÁN

Điều 16. Tiêu chí lựa chọn doanh nghiệp

Cơ quan thuế lựa chọn doanh nghiệp có các điều kiện sau đây được thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn theo mô hình cấp mã xác thực phân tán:

• Doanh nghiệp có đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 4 Quyết định này;
• Doanh nghiệp tự nguyện đăng ký tham gia;
• Là doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật thuế;
• Là doanh nghiệp có số lượng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 100.000 hóa đơn/tháng trở lên;
• Có phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp tích hợp được với thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp; đồng thời đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật theo qui định của Tổng cục Thuế.

Điều 17. Lập hóa đơn và gửi cấp mã xác thực

1. Lập hóa đơn

Doanh nghiệp truy cập phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD), thực hiện:

• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Ký điện tử cho các hóa đơn đã lập.

Điều 18. Cấp mã xác thực hóa đơn

1. Thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp tự động thực hiện cấp mã xác thực (cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực) cho hóa đơn đã ký điện tử.

2. Thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp tự động gửi trả kết quả hóa đơn đã cấp mã xác thực cho phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

Điều 19. Nhận hóa đơn xác thực

Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) tự động nhận kết quả cấp mã xác thực hóa đơn từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp vào hệ thống.

Điều 20. Đồng bộ dữ liệu xác thực

1. Định kỳ (cuối ngày hoặc khi số lượng hóa đơn xác thực đạt ngưỡng 50.000 số), doanh nghiệp thực hiện đồng bộ các thông tin hóa đơn xác thực từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp tới hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn tại Tổng cục Thuế.

Điều 21. Cung cấp thiết bị cấp mã xác thực

Thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp được Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp tham gia thí điểm.

Chương IV

QUẢN LÝ HÓA ĐƠN XÁC THỰC

Điều 22. Chuyển đổi từ hóa đơn xác thực sang hóa đơn giấy

1. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy.

Điều 23. Gửi hóa đơn xác thực cho người mua

Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn đã được xác thực cho người mua. Phương thức gửi/nhận hóa đơn đã được xác thực theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Điều 24. Xử lý hóa đơn sau khi lập và xác thực

1. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn xác thực trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp hóa đơn đã xác thực và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã xác thực và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải xóa bỏ. Việc xóa bỏ hóa đơn phải có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

Điều 25. Hủy số hóa đơn xác thực

1. Trường hợp hóa đơn đã lập, đã sinh số hóa đơn của doanh nghiệp nhưng chưa xác thực, nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn lập sai hoặc trường hợp hóa đơn không xác thực thành công do lỗi của doanh nghiệp thì các hóa đơn này sẽ phải hủy và doanh nghiệp không được gửi xác thực lại. Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện hủy các hóa đơn này.

Điều 26. Kiểm tra kết quả cấp mã xác thực hóa đơn

Doanh nghiệp là người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra kết quả cấp mã xác thực hóa đơn bằng cách truy cập trang thông tin điện tử ngành Thuế và nhập các thông tin về hóa đơn xác thực.

Điều 27. Trách nhiệm của doanh nghiệp

1. Quản lý tài khoản của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản của doanh nghiệp và tài khoản người sử dụng của doanh nghiệp đã được cấp.

Chương V

XỬ LÝ SỰ CỐ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN

Điều 28. Trường hợp hệ thống mạng gặp sự cố dẫn đến việc doanh nghiệp không gửi/nhận được hóa đơn đã ký điện tử cho hệ thống cấp mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện gửi lại hóa đơn để cấp mã xác thực hoặc nhận lại hóa đơn đã cấp mã xác thực.

Điều 29. Trường hợp cấp mã xác thực không thành công do lỗi hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế (bao gồm cả trường hợp xác thực tập trung và phân tán), doanh nghiệp có thể giữ nguyên các thông tin của hóa đơn đã ký và gửi lại các hóa đơn này để được cấp mã xác thực.

Điều 30. Trong quá trình thực hiện nếu doanh nghiệp gặp sự cố trong việc lập, ký, gửi và nhận hóa đơn xác thực, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn, hỗ trợ.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 31. Thủ tục, trình tự đăng ký, lập, cấp mã xác thực hóa đơn quy định tại Quyết định này được áp dụng thay thế cho các quy định hiện hành về hóa đơn và có hiệu lực trong giai đoạn thí điểm.

Điều 32. Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Quyết định này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.

Điều 33. Trách nhiệm của cơ quan thuế

1. Cơ quan thuế các cấp có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký, sử dụng hóa đơn xác thực theo quy định kèm theo Quyết định này; đồng thời thực hiện việc kiểm tra và xử lý các vi phạm của các tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng hóa đơn xác thực.

2. Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn Cục Thuế và doanh nghiệp trong việc bàn giao, sử dụng thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.

Điều 34. Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có hoạt động liên quan đến việc lập, phát hành và sử dụng hóa đơn xác thực thực hiện đầy đủ các quy định kèm theo Quyết định này.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Tài chính để được hướng dẫn, giải quyết./.