Quyết định quy trình thí điểm quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế số 1445/QĐ-TCT

Quy trình thí điểm quản lý hóa đơn điện tử

Quyết định số 1445/QĐ-TCT về việc ban hành quy trình thí điểm quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Quyết định này được Bộ Tài chính và Tổng Cục thuế ban hành, xét theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn, Cục trưởng Cục Công nghệ Thông tin thuộc Tổng cục Thuế. Quyết định 1445/QĐ-TCT áp dụng cho cơ quan thuế các cấp: Tổng cục Thuế, Cục Thuế TP Hà Nội và Cục Thuế TP Hồ Chí Minh trong việc quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong giai đoạn thí điểm và có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Luật kế toán 2003 số 03/2003/QH11

QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH THÍ ĐIỂM QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA CƠ QUAN THUẾ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế, Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế, Luật thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 106/QĐ-BTC ngày 14/01/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 108/QĐ-BTC ngày 14/01/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Thuế trực thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế và chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuế thuộc Chi cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn, Cục trưởng Cục Công nghệ Thông tin thuộc Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình thí điểm Quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Thủ trưởng các Vụ, Đơn vị tương đương thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế; Cục trưởng Cục Thuế thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

TỔNG CỤC TRƯỞNG

Bùi Văn Nam

QUY TRÌNH
THÍ ĐIỂM QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA CƠ QUAN THUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1445/QĐ-TCT ngày 06/8/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC ĐÍCH

Quy trình thí điểm Quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế nhằm đảm bảo theo dõi, quản lý doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký, tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế theo đúng quy định; đồng thời hướng dẫn, hỗ trợ công chức thuế, cơ quan thuế trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế, Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG VÀ CÁC BỘ PHẬN THAM GIA THỰC HIỆN QUY TRÌNH

• Quy trình này áp dụng cho cơ quan thuế các cấp: Tổng cục Thuế, Cục Thuế TP Hà Nội và Cục Thuế TP Hồ Chí Minh trong việc quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong giai đoạn thí điểm.
• Bộ phận tuyên truyền hỗ trợ: Phòng Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế thuộc Cục Thuế; Đội Tuyên truyền và Hỗ trợ người nộp thuế thuộc Chi cục Thuế.

III. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

• Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
• ICA: Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp.
• LHD: Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp.
• VAN: Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Phần II

NỘI DUNG QUY TRÌNH

I. QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN XÁC THỰC CỦA DOANH NGHIỆP

1. Lựa chọn doanh nghiệp tham gia thí điểm

Bộ phận tuyên truyền, hỗ trợ người nộp thuế chủ trì, phối hợp với các bộ phận tuyên truyền, quảng bá lợi ích của việc sử dụng hóa đơn xác thực cho doanh nghiệp; vận động doanh nghiệp đăng ký tham gia sử dụng hóa đơn xác thực.

Bộ phận kiểm tra tại cơ quan thuế thực hiện:

• Tập hợp danh sách các doanh nghiệp tự nguyện tham gia thí điểm.
• Tập hợp danh sách các doanh nghiệp rủi ro về thuế.
• Rà soát các doanh nghiệp theo điều kiện quy định tại Điều 4, Điều 10 và Điều 16 Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.

2. Tiếp nhận, xử lý đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp

2.1. Tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp

Phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) cho phép doanh nghiệp truy cập để đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực theo Mẫu số 01/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

3. Quản lý phát hành và sử dụng hóa đơn xác thực

3.1. Quản lý thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.

Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) cho phép doanh nghiệp truy cập để nhập thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực cho các mô hình xác thực, thực hiện nhận, kiểm tra và lưu thông tin vào hệ thống. Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động đăng tải thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

II. QUẢN LÝ TIẾP NHẬN VÀ CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN CỦA DOANH NGHIỆP THEO MÔ HÌNH TẬP TRUNG

1. Tiếp nhận hóa đơn của doanh nghiệp

Sau khi doanh nghiệp lập, ký điện tử trên hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và gửi đi cấp mã xác thực, Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) tự động thực hiện:

- Nhận dữ liệu và kiểm tra các thông tin trên hóa đơn, gồm:

• Thông tin về tình trạng mã số thuế, chứng thư số của người bán;
• Thông tin về tình trạng mã số thuế của người mua (nếu có);
• Thông tin hóa đơn đã đăng ký phát hành của doanh nghiệp.

2. Cấp mã xác thực hóa đơn tại Tổng cục Thuế

• Phần mềm cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế (ICC) tự động tiếp nhận, kiểm tra dữ liệu hóa đơn và gửi các thông tin cần cấp mã xác thực của hóa đơn cho thiết bị cấp mã xác thực đặt tại Tổng cục Thuế.
• Thiết bị cấp mã xác thực thực hiện cấp mã xác thực, số hóa đơn xác thực cho hóa đơn và trả kết quả cho phần mềm ICC.

3. Trả kết quả cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp

- Phần mềm cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế (ICC) thực hiện:

• Nhận và ký điện tử trên kết quả xác thực đã nhận được.
• Gửi kết quả xác thực hóa đơn cho Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Kết quả xác thực bao gồm:

Các thông tin hóa đơn đã được cấp mã xác thực, nếu cấp mã xác thực thành công;

Các trạng thái lỗi (do doanh nghiệp hoặc do hệ thống) nếu cấp mã xác thực không thành công.

II. QUẢN LÝ CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN THEO MÔ HÌNH PHÂN TÁN TẠI DOANH NGHIỆP

1. Nhận hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp để cấp mã xác thực

Doanh nghiệp truy cập phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để thực hiện:

• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và ký điện tử trên hóa đơn.
• Phần mềm LHD tự động gửi dữ liệu hóa đơn tới thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế đặt tại doanh nghiệp.

2. Cấp mã xác thực hóa đơn tại doanh nghiệp

Thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế đặt tại doanh nghiệp tự động thực hiện:

• Cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực cho hóa đơn.
• Trả kết quả cấp mã xác thực hóa đơn (mã xác thực, số hóa đơn xác thực) cho phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).
• Doanh nghiệp nhận kết quả hóa đơn xác thực tại phần mềm LHD.

3. Đồng bộ dữ liệu từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế đặt tại doanh nghiệp

Định kỳ theo quy định (cuối ngày hoặc khi số lượng hóa đơn xác thực đạt ngưỡng 50.000 số hóa đơn), doanh nghiệp kết nối mạng để thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn xác thực từ thiết bị đặt tại doanh nghiệp về hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

4. Kết xuất báo cáo rà soát hóa đơn cho doanh nghiệp

Hàng ngày (cuối ngày) hệ thống rà soát các hóa đơn đã được đồng bộ từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế đặt tại doanh nghiệp. Ngày làm việc tiếp theo Bộ phận Ấn chỉ thực hiện kết xuất báo cáo các hóa đơn xác thực cần rà soát của doanh nghiệp theo Mẫu số 07/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này và gửi thông báo qua địa chỉ thư điện tử cho doanh nghiệp.

IV. KHAI THÁC THÔNG TIN HÓA ĐƠN XÁC THỰC

Phần mềm khai thác hóa đơn xác thực (ICE) của Tổng cục Thuế cung cấp các báo cáo, gồm:

- Báo cáo về tình hình hoạt động của hệ thống VAN (Mẫu số 01/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này). Báo cáo này tổng hợp tình hình hoạt động của hệ thống VAN theo các chỉ tiêu như: số lượng hóa đơn yêu cầu xác thực, kết quả xác thực hóa đơn (số lượng hóa đơn đã được cấp mã xác thực, số lượng hóa đơn không được cấp mã xác thực do lỗi của doanh nghiệp, số lượng hóa đơn không được xác thực do lỗi của hệ thống cấp mã xác thực) trong kỳ của từng doanh nghiệp theo từng loại hóa đơn.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. TỔNG CỤC THUẾ

1. Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn có trách nhiệm.

- Là đầu mối tiếp nhận các yêu cầu hỗ trợ và vướng mắc về nghiệp vụ của doanh nghiệp trong việc sử dụng hóa đơn xác thực theo báo cáo của các Cục Thuế.

2. Vụ Tuyên truyền Hỗ trợ NNT có trách nhiệm.

- Là đầu mối tiếp nhận và thực hiện các nội dung tuyên truyền, quảng bá việc sử dụng hóa đơn xác thực cho doanh nghiệp và cơ quan thuế như: chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức tuyên truyền; kế hoạch tuyên truyền...

3. Vụ Tài vụ Quản trị có trách nhiệm

- Kết xuất các báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực trên phạm vi toàn quốc theo Mẫu số 05/BCHĐ, Mẫu số 07/BCHĐ và Mẫu số 08/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này, báo cáo Tổng cục Thuế khi có yêu cầu.

4. Cục Công nghệ Thông tin có trách nhiệm

• Đảm bảo các vấn đề về kỹ thuật, hướng dẫn thực hiện cài đặt, theo dõi, vận hành hệ thống.
• Lưu trữ dữ liệu hóa đơn xác thực theo quy định của Luật kế toán.
• Xử lý các sự cố vướng mắc về kỹ thuật trong việc thực hiện đăng ký, sử dụng hóa đơn xác thực cho các đơn vị trong ngành thuế và doanh nghiệp.

II. CỤC THUẾ, CHI CỤC THUẾ

1. Bộ phận Kiểm tra thuế có trách nhiệm

• Lựa chọn, đôn đốc doanh nghiệp tham gia thí điểm.
• Tổng hợp danh sách doanh nghiệp được lựa chọn tham gia thí điểm trình thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp phê duyệt.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan tuyên truyền, hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực.

2. Bộ phận Hỗ trợ NNT có trách nhiệm

• Tuyên truyền, hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đăng ký, sử dụng hóa đơn xác thực;
• Tiếp nhận thông tin và phối hợp với các đơn vị liên quan giải đáp vướng mắc về nghiệp vụ của doanh nghiệp.

3. Bộ phận Quản lý Ấn chỉ có trách nhiệm

• Kiểm tra thông tin đăng ký, thực hiện xét duyệt yêu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.
• Quản lý việc đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp: theo dõi thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.

4. Bộ phận Tin học có trách nhiệm

• Hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn sử dụng hệ thống cho cán bộ thuế và doanh nghiệp.
• Theo dõi, vận hành hệ thống thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp.

5. Phòng Quản trị Tài vụ:

• Thực hiện việc quản lý tài sản theo quy định.
• Là đơn vị chủ trì bàn giao thiết bị cấp mã xác thực cho doanh nghiệp theo quy định./.