Những lý do doanh nghiệp nên sử dụng hoá đơn điện tử

Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Sử dụng hóa đơn điện tử có lợi ích gì? Bài viết này HoaTieu.vn xin giải đáp các vướng mắc đó của các bạn.

1. Hóa đơn điện tử tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử đang được sử dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp vừa và lớn ở Việt Nam. Cả nước có khoảng 800 doanh nghiệp đã tham gia chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (thống kê đến năm 2016).

Thực tế chúng ta thấy rằng hóa đơn giấy với mảnh giấy nhỏ và mỏng thì chi phí có đáng là bao nhưng thực chất chi phí cho nó lại vô cùng tốn kém. Khi nghe đến hóa đơn điện tử, chúng ta lại nghĩ nó cao siêu, hiện đại chạy bằng công nghệ thì chi phí sẽ đắt đỏ nhưng thực ra chi phí sử dụng hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.

Khi dùng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn chi phí cho phần mềm hóa đơn điện tử và chi phí 1 lần cho chứng thư số. Những chi phí này chia ra theo tháng trong năm hầu như không đáng kể. Trong khi đó hãy thử làm một bài toán chi phí cho mỗi tờ hóa đơn giấy gồm chi phí in ấn, chi phí lưu trữ, chi phí cho nhân viên, chi phí chuyển phát nhanh. Con số tạm ước tính về tổng chi phí cho mỗi tờ hóa đơn giấy cần chuyển phát nhanh cho khách hàng sẽ tốn 18.000 đồng.

Với những đơn vị phải xuất nhiều hóa đơn như khối xuất nhập khẩu, siêu thị điện máy… việc sử dụng hóa đơn điện tử mỗi năm có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng.

2. Hóa đơn điện tử là giải pháp để doanh nghiệp tự bảo vệ mình

Hóa đơn điện tử sẽ bảo vệ doanh nghiệp, bởi trên mỗi hóa đơn điện tử đều có mã số riêng và được lưu trữ trên hệ thống điện tử. Do đó, có thể tránh được rủi ro trong bảo quản, lưu trữ, cũng như tránh được tình trạng làm giả hóa đơn của các công ty ảo.

Nhiều đơn vị, doanh nghiệp lo sợ khi sử dụng hóa đơn điện tử phải đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử thì mọi thông tin của doanh nghiệp sẽ bị nhà cung cấp thâu tóm hết. Nhưng mọi thông tin của khách hàng đều được bảo mật tuyệt đối không một ai có thể biết được hay làm rò rỉ ra bên ngoài. Đó là sự cam kết của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

3. Hóa đơn điện tử bắt buộc áp dụng cho doanh nghiệp từ đầu năm 2018

Hóa đơn điện tử đang dần chiếm ưu thế hơn so với hóa đơn giấy và sẽ sớm thay thế trong tương lai không xa. Theo lộ trình của cơ quan thuế và Bộ Tài chính từ 2018 - 2020, hóa đơn điện tử sẽ được bắt buộc sử dụng đối với các doanh nghiệp và hộ kinh doanh gia đình…

Cụ thể, các doanh nghiệp, đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử kể từ khi có mã số thuế và định kỳ thực hiện kết chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế (DN được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; DN, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên...); các DN, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (một số DN mới thành lập; các DN, tổ chức đang mua hóa đơn của cơ quan thuế như DN vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; DN có rủi ro theo thông báo của cơ quan thuế và tổ chức, DN khác thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 1/1/2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Thông báo của cơ quan thuế).

Từ ngày 1/1/2019, sẽ áp dụng đối với 30% các tổ chức, DN còn lại. Từ ngày 1/1/2020, sẽ áp dụng đối với 80% các DN, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đồng thời, bắt đầu triển khai Hóa đơn điện tử cho các hộ kinh doanh có doanh thu/năm từ 3 tỷ đồng trở lên.