Hồ sơ hợp lệ khi thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản cá nhân của người lao động gồm những gì?

Kính gửi quý người lao động, việc thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản cá nhân ngày càng trở thành yêu cầu phổ biến trong các thủ tục hành chính. Hướng dẫn này nhằm cung cấp thông tin chi tiết về hồ sơ hợp lệ khi thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ cần thiết như xác nhận giao dịch, thông tin tài khoản ngân hàng và các chứng từ liên quan. Với các bước rõ ràng, hướng dẫn sẽ hỗ trợ người lao động chuẩn bị hồ sơ chính xác, nhanh chóng, góp phần nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến thanh toán.

1. Hồ sơ hợp lệ khi thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản cá nhân của người lao động 

Căn cứ tại điểm b khoản 3 Điều 24 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 24. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đối với một số trường hợp đặc thù

3. Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền, cơ sở kinh doanh được khấu trừ thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác mà hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền bao gồm các trường hợp sau đây:

...

b) Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ một số khoản chi mua sắm hàng hóa, vật tư và chi phí khác liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp thì doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo hóa đơn giá trị gia tăng đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền và phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền đối với những hóa đơn có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Theo đó, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền, công ty được khấu trừ thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền cho cá nhân khác mà hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền.

Đồng thời, tại điểm i khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 26. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

...

2. Một số trường hợp đặc thù theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng bao gồm:

...

(i) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Đồng thời, tại Công văn 2926/CTCTH-TTHT của Cục Thuế thành phố Cần Thơ ban hành ngày 20/6/2026 hướng dẫn về thanh toán không dùng tiền mặt có kết luận:

"Trường hợp Công ty có ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty dùng tài khoản ngân hàng của cá nhân hoặc thẻ tín dụng cá nhân mở tại các tổ chức tín dụng theo quy định của pháp luật, chuyển thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ của Công ty cho bên bán, sau đó cá nhân về làm hồ sơ thanh toán lại với Công ty, được Công ty thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng từ tài khoản của Công ty sang tài khoản của cá nhân.

Nếu hình thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính của Công ty hoặc quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân của Công ty; đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty gồm:

+ Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ thể hiện tên, mã số thuế và địa chỉ của Công ty;

+ Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của công ty cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với Công ty;

+ Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng, từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân sang tài khoản của người bán;

+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản của Công ty sang tài khoản của cá nhân thì hình thức thanh toán nêu trên được xem là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng quy định tại Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại tại khoản 6 Điều 3 Thông tư 119/2014/TT-BTC; tại Điều 10 Thông tư 151/2014/TT-BTC; khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT- BTC; tại Điều 1 Thông tư 173/2016/TT-BTC) và Điều 4 Thông tư 96/2016/TT-BTC."

Căn cứ các quy định trên và theo tinh thần Công văn 2926/CTCTH-TTHT thì hồ sơ hợp lệ khi thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản cá nhân của người lao động cần đáp ứng các điều kiện sau:

- Có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty;

Văn bản nội bộ của Công ty phải ghi rõ chủ trương, phạm vi, hình thức thanh toán được phép ủy quyền cho người lao động.

- Công ty phải thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt;

Có thể chuyển khoản ngân hàng hoặc hoàn qua ví điện tử chính danh, không hoàn bằng tiền mặt.

- Có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ thể hiện tên, mã số thuế, địa chỉ của Công ty.

Hóa đơn GTGT phải mang tên, mã số thuế của Công ty, không được mang tên người lao động.

Như vậy, Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản, thẻ tín dụng của cá nhân là người lao động của Công ty được Công ty ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo hình thức nêu trên và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

2. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Căn cứ tại khoản 3 Điều 27 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sau:

- Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên nhập khẩu (hoặc ngân hàng phục vụ bên nhập khẩu) sang tài khoản mang tên cơ sở kinh doanh (bên xuất khẩu) mở tại ngân hàng theo các hình thức thanh toán phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng và quy định của ngân hàng.

- Chứng từ thanh toán tiền là giấy báo có của ngân hàng bên xuất khẩu về số tiền đã nhận được từ tài khoản của ngân hàng bên nhập khẩu.

+ Trường hợp thanh toán trả chậm, phải có thỏa thuận ghi trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng xuất khẩu, đến thời hạn thanh toán bên xuất khẩu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

+ Trường hợp ủy thác xuất khẩu thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của bên nước ngoài cho bên nhận ủy thác và bên nhận ủy thác phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng xuất khẩu cho bên ủy thác.

+ Trường hợp bên nước ngoài thanh toán trực tiếp cho bên ủy thác xuất khẩu thì bên ủy thác phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và việc thanh toán này phải được quy định trong hợp đồng.

+ Trường hợp bên xuất khẩu bán các khoản phải thu của bên nhập khẩu cho bên thứ ba (bên mua các khoản phải thu) ở nước ngoài thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ bên thứ ba (bên mua các khoản phải thu), việc thanh toán này phải được quy định trong hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng mua bán các khoản phải thu với bên thứ ba ở nước ngoài; bên xuất khẩu phải có văn bản cam kết, giải trình về lý do số tiền thanh toán khác số tiền phải thanh toán theo hợp đồng xuất khẩu phù hợp với hợp đồng mua bán các khoản phải thu.

Ngoài ra, trừ một số trường hợp không phải đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt quy định tại khoản 3 Điều 27 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Mời các bạn tham khảo thêm nội dung khác trong chuyên mục Hỏi đáp pháp luật của HoaTieu.vn.

• Bảng thanh toán tiền lương bằng tiếng Anh
• Quyết định 2545/QĐ-TTg về Đề án phát triển thanh toán không dùng tiền mặt tại Việt Nam giai đoạn 2016-2020
• Nghị định 80/2016/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 101/2012/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt