Công văn 640/BHXH-TCCB

Công văn 640/BHXH-TCCB về triển khai tiếp nhận hồ sơ điện tử theo cơ chế một cửa liên thông do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành.

Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh sau thời gian thực hiện thí điểm nhận hồ sơ điện tử theo cơ chế một cửa liên thông tại BHXH quận 1 và BHXH Thành phố, bước đầu đã tạo sự thuận lợi và mang lại nhiều tiện ích thiết thực cho các tổ chức, đơn vị và cá nhân người lao động khi tham gia BHXH, BHYT.

Để tiếp tục phục vụ người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế ngày càng hiệu quả và tốt hơn trên địa bàn thành phố. Bảo hiểm xã hội Thành phố triển khai tiếp nhận hồ sơ điện tử theo cơ chế một cửa liên thông trên toàn hệ thống Bảo hiểm xã hội Thành phố (đính kèm Quy trình), với các loại hồ sơ sau:

1. Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT (Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 101);

2. Hồ sơ thu BHXH, BHYT bắt buộc; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 103);

3. Hồ sơ thu và cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi (Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 102);

4. Hồ sơ cấp thẻ BHYT tự nguyện (Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 202).

Việc thực hiện Quy trình tiếp nhận hồ sơ điện tử theo cơ chế một cửa liên thông được thực hiện song hành với Quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa hiện hành.

Để triển khai Quy trình tiếp nhận hồ sơ điện tử nói trên thực hiện đúng quy định. Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị các phòng nghiệp vụ và BHXH Quận, Huyện:

- Bảo hiểm xã hội Quận, Huyện triển khai, giới thiệu, hướng dẫn và khuyến khích để các tổ chức, đơn vị và cá nhân người lao động tham gia;

- Phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ và Bảo hiểm xã hội Quận, Huyện tổ chức, triển khai, tập huấn trong nội bộ của từng đơn vị để tiến hành tiếp nhận hồ sơ điện tử theo đúng Quy trình;

- Trưởng phòng Thu; Trưởng phòng cấp sổ thẻ và Trưởng phòng Chế độ Bảo hiểm xã hội tiếp tục nghiên cứu, xây dựng các quy trình tiếp nhận hồ sơ còn lại để đưa vào quy trình tiếp nhận hồ sơ điện tử.

- Quy trình tiếp nhận hồ sơ điện tử trên được áp dụng trên toàn hệ thống BHXH Thành phố kể từ ngày 18/3/2013.

Trên đây là chỉ đạo của BHXH Thành phố về việc triển khai tiếp nhận hồ sơ điện tử theo cơ chế một cửa liên thông được áp dụng trên toàn thành phố./.

QUY TRÌNH

TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ ĐIỆN TỬ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG

(Đính kèm Công văn số 640/BHXH-TCCB ngày 14/3/2013 của Giám đốc BHXH TP.HCM về triển khai tiếp nhận hồ sơ điện tử theo cơ chế một cửa liên thông)

I. Quy trình giải quyết hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT (Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 101).

- Mục đích: Tiếp nhận và giải quyết cấp mã số quản lý BHXH cho đơn vị mới đăng ký tham gia BHXH lần đầu hoặc đơn vị chuyển từ nơi khác đến.

- Thời hạn trả kết quả: 01 ngày làm việc.

2. Quy trình chi tiết.

- Bước 1: Đơn vị sử dụng phần mềm iBHXH lập hồ sơ xin cấp mã số quản lý BHXH và gửi qua mạng cho cơ quan BHXH. Hồ sơ gồm:

+ Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 101.

+ Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT (mẫu 01/ĐKBB).

+ Quyết định thành lập hoặc giấy phép kinh doanh (file hình ảnh).

+ Danh sách NLĐ tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS).

- Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu tiếp nhận hồ sơ và cấp mã số quản lý BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc:

+ Vào phần mềm iQLBH tiếp nhận hồ sơ điện tử hằng ngày.

+ Kiểm tra các loại hồ sơ, căn cứ Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT (mẫu 01/ĐKBB), Quyết định thành lập hoặc giấy phép kinh doanh nhập thông tin đơn vị vào phần mềm SMS và cấp mã số quản lý BHXH theo quy định.

+ Gửi Email thông báo mã số quản lý BHXH, số tài khoản thu BHXH và yêu cầu đơn vị nộp tiền bảo hiểm theo quy định của Luật BHXH, Luật BHYT (đính kèm mẫu 01/ĐKBB có phần ý kiến của cơ quan BHXH).

- Bước 3: Sau khi được cơ quan BHXH cấp mã số quản lý, đơn vị nộp tiền và lập hồ sơ thu, cấp sổ, cấp thẻ BHYT theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 103 (quy định tại mục II dưới đây).

Lưu ý: Trường hợp đơn vị đã được cấp mã quản lý BHXH, nhưng vì lý do khách quan chưa nộp được hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 103 thì có thể nộp hồ sơ giấy theo Phiếu giao nhận 101 để được giải quyết hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT; cấp sổ BHXH; cấp thẻ BHYT.

3. Quản lý Đơn vị đăng ký tham gia BHXH.

Đối với các đơn vị đã được cấp mã số quản lý BHXH, nhưng sau 30 ngày kể từ ngày được cấp mã số mà đơn vị chưa nộp hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 103 thì:

- Phòng (Bộ phận) Thu lập danh sách và in các biểu mẫu từ phần mềm iQLBH, tiến hành kiểm tra tại đơn vị; yêu cầu đơn vị ký vào các hồ sơ đã gửi cùng với biên bản làm việc để làm cơ sở cho việc thanh, kiểm tra và và xử lý vi phạm.

- Nếu sau 30 ngày kể từ ngày kiểm tra mà đơn vị vẫn không nộp tiền bảo hiểm, thì lập danh sách chuyển cho cơ quan LĐTBXH để thanh, kiểm tra theo thẩm quyền.

II. Quy trình giải quyết hồ sơ thu BHXH, BHYT bắt buộc; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 103):

- Mục đích: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cấp số sổ BHXH; thu BHXH, BHYT bắt buộc; cấp tờ bìa sổ BHXH, cấp thẻ BHYT của các đơn vị sử dụng lao động; trên cơ sơ đó cập nhật bổ sung thông tin của NLĐ vào phần mềm SMS và đối chiếu kết quả đóng BHXH, BHYT của đơn vị.

- Thời hạn trả kết quả:

+ 01 ngày làm việc đối với hồ sơ đề nghị cấp số sổ BHXH.

+ 07 ngày làm việc đối với hồ sơ thu; cấp sổ, cấp thẻ BHYT.

+ 05 ngày làm việc đối với hồ sơ gia hạn thẻ BHYT.

(Thời gian trả kết quả sẽ được rút ngắn lại khi các Phòng (Bộ phận) nghiệp vụ xử lý nhanh hồ sơ điện tử).

* Chú thích:

Quy trình hồ sơ điện tử:

Quy trình hồ sơ giấy:

* Quy trình cấp số sổ BHXH (từ bước 1 đến bước 2). Thời hạn 01 ngày làm việc.

* Quy trình thu BHXH, BHYT cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (từ bước 3 đến bước 6). Thời hạn 07 ngày làm việc.

- Bộ phận Thu 03 ngày làm việc.

- Bộ phận Cấp sổ thẻ 03 ngày làm việc.

- Bộ phận TNHS 01 ngày làm việc.

* Quy trình gia hạn thẻ BHYT (từ bước 3 đến bước 6). Thời hạn 05 ngày làm việc.

- Bộ phận Thu 02 ngày làm việc.

- Bộ phận Cấp sổ thẻ 02 ngày làm việc.

- Bộ phận TNHS 01 ngày làm việc.

* Quy trình luân chuyển hồ sơ giấy (từ bước 1 đến bước 5). Thời hạn 10 ngày làm việc.

- Bộ phận TNHS 01 ngày làm việc.

- Bộ phận Thu 04 ngày làm việc.

- Bộ phận Cấp sổ thẻ 02 ngày làm việc.

- Bộ phận TNHS 01 ngày làm việc.

2. Quy trình chi tiết:

2.1. Quy trình cấp số sổ BHXH.

- Bước 1: Đơn vị lập Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) trên phần mềm iBHXH gửi qua mạng cho cơ quan BHXH.

- Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 01 ngày làm việc.

+ Vào phần mềm iQLBH tiếp nhận hồ sơ điện tử hằng ngày.

+ Xác nhận cấp số sổ (mẫu A01a-TS) trên phần mềm iQLBH.

+ Căn cứ mẫu A01a-TS, vào phần mềm SMS cấp số sổ BHXH theo danh sách đề nghị (cấp dãy số).

+ Gửi lại mẫu A01a-TS (đã được cấp số sổ) cho đơn vị qua địa chỉ Email.

2.2. Quy trình thu BHXH, BHYT, cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT.

- Bước 3: Đơn vị lấy số sổ đã được cấp, hoàn chỉnh mẫu A01a-TS, D02-TS..., gửi lại toàn bộ hồ sơ qua mạng cho cơ quan BHXH gồm:

+ Phiếu giao nhận hồ sơ 103.

+ Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS).

+ Giấy xác nhận thu hồi sổ BHXH đối với người đã hưởng trợ cấp BHXH 1 lần (mẫu C15a-TS) hoặc bản tường trình của NLĐ về việc đã nộp cho cơ quan BHXH khi giải quyết trợ cấp BHXH 1 lần - nếu có (file hình ảnh).

+ Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, Thẻ BHYT (mẫu A01a-TS).

+ Danh sách NLĐ tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS).

+ Văn bản cam kết thu hồi thẻ BHYT - nếu có (theo mẫu đính kèm và được tích hợp vào phần mềm iBHXH).

- Trường hợp gia hạn thẻ BHYT (không thực hiện bước 1, 2), hồ sơ gồm:

+ Văn bản đề nghị gia hạn thẻ BHYT của đơn vị (mẫu D01b-TS).

+ Danh sách đề nghị thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D07-TS) - nếu có.

+ Chứng từ nộp tiền - nếu có (file hình ảnh).

Lưu ý:

- Đối với các hồ sơ điện tử báo giảm lao động đóng BHXH, BHYT thì đơn vị có trách nhiệm thu hồi thẻ BHYT của NLĐ theo quy định nhưng chưa phải nộp ngay cho cơ quan BHXH, mà gửi văn bản cam kết đã thu hồi đủ thẻ BHYT và chịu trách nhiệm thanh toán toàn bộ chi phí KCB phát sinh (nếu có) kể từ ngày thu hồi thẻ theo thông báo. Đơn vị nộp só thẻ đã thu hồi cho cơ quan BHXH, chậm nhất vào kỳ nhận kết quả gần nhất (ngày 10 của tháng sau), quá thời hạn trên mà không nộp (hoặc nộp thẻ không đúng với danh sách báo giảm), cơ quan BHXH sẽ tính bổ sung giá trị thẻ còn lại vào tháng tiếp theo.

- Trường hợp vì lý do biến động lao động, đơn vị sử dụng số sổ BHXH ít hơn dãy số đã được cấp thì thu hồi các số sổ không sử dụng về cơ quan BHXH.

- Trường hợp người lao động tăng mới muốn giữ lại nơi đăng ký KCB cũ (tuyến tỉnh hoặc các Bệnh viện bị khóa) thì đơn vị phải ghi rõ các điều kiện theo qui định vào cột ghi chú của mẫu A01a-TS và gửi file hình ảnh giấy xác nhận hoặc thẻ cũ để được đăng ký tiếp tục.

- Bước 4: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 03 ngày.

* Bước 4a:

- Vào phần mềm iQLBH tiếp nhận hồ sơ điện tử hằng ngày.

- Xuất template D02-TS trên phần mềm iQLBH để chuyển vào phần mềm SMS kiểm tra (không ghi dữ liệu vào phần mềm SMS).

Nếu hồ sơ đầy đủ, không sai mức lương... thì thực hiện như sau:

+ Chuyển lãnh đạo xét duyệt hồ sơ hợp lệ.

+ Gửi Email thông báo hồ sơ hợp lệ, hẹn ngày trả kết quả cho đơn vị.

+ Import số liệu vào phần mềm SMS.

+ Căn cứ mẫu C15a nhập thời gian đóng BHTN vào phần mềm SMS - nếu có.

+ Xác nhận hồ sơ hợp lệ trên phần mềm iQLBH.

Nếu hồ sơ sai thời gian, mức lương..., hoặc các đơn vị mới đăng ký tham gia BHXH lần đầu (kể cả đơn vị chuyển từ nơi khác đến) nhưng chưa nộp tiền cho cơ quan BHXH theo quy định thì thực hiện như sau:

+ Lập phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ.

+ Chuyển lãnh đạo xét duyệt hồ sơ trả lại cho đơn vị.

+ Gửi Email thông báo hồ sơ không hợp lệ cho đơn vị.

+ Xác nhận hồ sơ không hợp lệ trên phần mềm iQLBH.

+ Kết thúc quy trình, không chuyển hồ sơ điện tử cho các bộ phận tiếp theo.

* Bước 4b:

+ Trường hợp hồ sơ hộp lệ thì lập mẫu BY01-TS trên phần mềm iQLBH ghi số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT đề nghị cấp chuyển cho Phòng (Bộ phận) cấp sổ thẻ để in sổ, thẻ BHYT.

+ Xác nhận đã thực hiện xong trên phần mềm iQLBH.

- Xử lý thu hồi thẻ BHYT:

Căn cứ văn bản cam kết của đơn vị về việc thu hồi thẻ BHYT của NLĐ nghỉ việc:

+ Trường hợp đơn vị thu hồi thẻ BHYT trước ngày 11 của báo tháng giảm, thì không xử lý template D02-TS trên phần mềm iQLBH.

+ Trường hợp đơn vị thu hồi thẻ BHYT kể từ ngày 11 của báo tháng đến trước ngày 11 của tháng sau, thì lấy template D02-TS trên phần mềm iQLBH và thực hiện điều chỉnh thu bổ sung 1 tháng đóng tiền BHYT, chuyển dữ liệu vào phần mềm SMS. In danh sách D02-TS 03 bản, trình lãnh đạo ký duyệt, lưu lại 01 bản. Chuyển 02 bản D02-TS cho Phòng (Bộ phận) cấp sổ thẻ. Phòng (Bộ phận) cấp sổ thẻ chuyển 01 bản D02-TS cho Phòng (Bộ phận) TNHS để trả cho đơn vị.

- Trường hợp gia hạn thẻ BHYT:

+ Vào phần mềm SMS kiểm tra chứng từ nộp tiền (UNC), nếu số tiền nộp đầy đủ đúng theo quy định thì gửi Email thông báo hồ sơ hợp lệ, hẹn ngày trả kết quả cho đơn vị.

+ Xác nhận hồ sơ hợp lệ trên phần mềm iQLBH.

+ Lập mẫu BY01-TS trên phần mềm iQLBH ghi số lượng thẻ BHYT đề nghị gia hạn chuyển cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ để in thẻ BHYT.

- Bước 5: Phòng (Bộ phận) cấp sổ thẻ: Thời hạn 03 ngày.

- Tiếp nhận mẫu BY01-TS và hồ sơ điện tử trên phần mềm iQLBH, dữ liệu trên phần mềm SMS

- Kiểm tra số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT đề nghị cấp (mẫu BY01-TS) và dữ liệu trên phần mềm SMS:

+ Nếu trùng khớp thì duyệt in sổ BHXH, thẻ BHYT.

+ Nếu không trùng khớp thì cán bộ cấp sổ thẻ lập phiếu điều chỉnh (mẫu C02- TS) chuyển cho cán bộ Thu. Trong thời hạn 01 ngày kể từ thời điểm nhận phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ cấp sổ thẻ cập nhật dữ liệu cấp sổ và cấp thẻ BHYT.

- Trường hợp gia hạn thẻ BHYT, thì căn cứ Danh sách đề nghị thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D07-TS) trên phần mềm iQLBH điều chỉnh nơi đăng ký KCB ban đầu - nếu có.

- Xử lý in sổ BHXH, thẻ BHYT:

+ Cắt quá trình hưởng trợ cấp BHXH 1 lần theo mẫu C15a-TS (hoặc bản tường trình của NLĐ) - nếu có.

+ Căn cứ vào mẫu C15a-TS (hoặc bản tường trình của NLĐ) cấp lại tờ bìa sổ BHXH, tờ rời quá trình thất nghiệp - nếu có.

+ In tờ bìa sổ BHXH và 02 biên bản giao nhận sổ BHXH.

+ Trình ký, đóng dấu tờ bìa sổ BHXH.

+ In thẻ BHYT và 02 biên bản giao nhận thẻ BHYT.

+ In 02 phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (mẫu C06-TS), 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản cấp sổ thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng cấp sổ thẻ BHXH/TP.

+ Xác nhận đã xử lý xong trên phần mềm iQLBH.

- Chuyển sổ BHXH, thẻ BHYT và 02 biên bản giao nhận sổ BHYT, thẻ BHYT cho Phòng (Bộ phận) TNHS để trả sổ BHXH, thẻ BHYT cho đơn vị.

Lưu ý:

Trường hợp giữ hạn thẻ BHYT, nếu NLĐ không đủ điều kiện đăng ký nơi KCB ban đầu ở Bệnh viện tuyến tỉnh, thành phố hoặc Bệnh viện bị khóa (nếu có thông báo), cán bộ Cấp sổ thẻ xuất file Danh sách lao động không đủ thông tin cấp thẻ (mẫu D09b-TS) gửi cho đơn vị qua địa chỉ Email, đồng thời in danh sách trình lãnh đạo ký duyệt tra cùng với thẻ BHYT cho đơn vị để cấp bổ sung theo Phiếu giao nhận 403.

- Bước 6: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn giải quyết 01 ngày.

+ Tiếp nhận hồ sơ giấy bằng máy đọc mã vạch (quy định tại điểm 3 dưới đây), nếu trùng khớp với hồ sơ đang lưu giữ trên phần mềm iQLBH thì tiếp nhận. Ngược lại thì không nhận và không trả kết quả cho Đơn vị.

+ Ký biên bản giao nhận sổ BHXH, giao nhận thẻ BHYT và bàn giao tờ bìa sổ BHXH thẻ BHYT cho Đơn vị. Trả Đơn vị 01 biên bản, chuyển lại 01 biên bản cho Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ cùng với hồ sơ giấy.

+ Xác nhận đã xử lý xong trên phần mềm iQLBH.

3. Quy trình luân chuyển hồ sơ giấy:

- Bước 1: Đơn vị nộp toàn bộ hồ sơ giấy theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 103 và 101 (đối với đơn vị mới) cho Phòng (Bộ phận) TNHS.

- Bước 2: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.

+ Tiếp nhận hồ sơ giấy và kiểm tra số lượng hồ sơ (bao gồm các loại hồ sơ kèm theo) theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử.

+ Riêng đối với hồ sơ trả thẻ BHYT, nếu đơn vị trả thẻ không đúng số lượng theo văn bản cam kết thu hồi thì ký xác nhận lại trên 02 văn bản đó theo số lượng thẻ thực nhận. Trả lại đơn vị 01 bản.

+ Chuyển toàn bộ hồ sơ giấy và thẻ BHYT cho Phòng (Bộ phận) Thu vào ngày kế tiếp liền kề kể từ ngày nhận hồ sơ giấy trên phần mềm iQLBH.

Lưu ý:

- Hồ sơ giấy phải được in từ phần mềm iBHXH có mã vạch để nhận diện, do đơn vị trực tiếp chuyển đến theo ngày hẹn trả kết quả, để đối chiếu với thông tin điện tử lưu giữ tại cơ quan BHXH theo quy định hiện hành và làm căn cứ giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT. Không nhận hồ sơ thiếu mã vạch.

- Hằng tháng gửi yêu cầu đơn vị nộp đầy đủ hồ sơ giấy của các đợt nộp hồ sơ điện tử. Nếu đơn vị chưa nộp hồ sơ giấy của các trước, thì không tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.