Thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Các bước thành lập văn phòng công chứng

Thủ tục thành lập văn phòng công chứng như thế nào? Điều kiện thành lập văn phòng công chứng? Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập văn phòng công chứng? Để giải đáp những thắc mắc này, HoaTieu.vn mời các bạn tham khảo bài viết sau đây.

1. Văn phòng công chứng là gì?

Theo Điều 22 Luật Công chứng năm 2014.

– Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

- Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

– Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định,

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

– Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

2. Điều kiện để được bổ nhiệm công chứng viên

Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:

– Có bằng cử nhân luật;

– Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;

– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này, cụ thể Thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng.Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng.

– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;

– Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.

3. Thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

– Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

– Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

– Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

– Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).

– Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Ngoài ra, Điều 8 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP cũng quy định về hồ sơ đăng kí hoạt động văn phòng công chứng

+ Đơn đăng ký hoạt động theo mẫu;

+ Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 9 Nghị định này;

Trong trường hợp trụ sở là nhà thuê, mượn thì phải kèm theo hợp đồng thuê, mượn nhà có thời gian tối thiểu là năm năm kể từ ngày làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;

+ Giấy tờ chứng minh nơi đăng ký thường trú tại địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở Văn phòng công chứng của công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập.

+ Số lượng hồ sơ là 01 bộ, được nộp trực tiếp hoặc thông qua hệ thống bưu chính đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp, ngoài bì ghi rõ Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

– Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Chú ý: Ngoài những hồ sơ cần thiết được quy định như trên, hồ sơ còn gồm:

+ Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng theo mẫu TP-CC (Quyết định số 01/2008/QĐ­BTP) ngày 20/02/2008 của Bộ Tư Pháp) đối với Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập hoặc Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TP-­CC­03 (Quyết định số 01/2008/QĐ­BTP ngày 20/2/2008 của Bộ Tư pháp) đối với Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập. ­

+ Đề án thành lập, cần phải nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên. Văn phòng công chứng có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể và phải đáp ứng các yêu cầu như phải đủ diện tích làm việc cho công chứng viên, nhân viên, tiếp người yêu cầu công chứng và lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật.

+ Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên. Sở Tư pháp là cơ quan giúp Uỷ ban nhân dân tiếp nhận, xem xét, kiểm tra hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Sau khi được cấp phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương nơi cho phép thành lập trong thời hạn 90 ngày

Như vậy, bạn muốn thành lập văn phòng công chứng, bạn phải đảm bảo các điệu kiện để trở thành công chứng viên, cũng như điều kiện thành lập văn phòng công chứng theo quy định của Luật công chứng năm 2014 như quy định trên.