Nghị định 04/2013/NĐ-CP

Nghị định 04/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật công chứng.

NGHỊ ĐỊNH
QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA LUẬT CÔNG CHỨNG

Căn cứ Luật tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp;

Chính phủ ban hành Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng,

Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng và quản lý nhà nước về công chứng.

Chương 2.
CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 2. Chế độ hành nghề của công chứng viên

Công chứng viên phải hành nghề chuyên trách; không được đồng thời hành nghề khác, không được kiêm nhiệm các chức danh tư pháp như luật sư, đấu giá viên, trọng tài viên, thừa phát lại hoặc các chức danh tư pháp khác.

Điều 3. Bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng

1. Công chứng viên đang hành nghề công chứng có nghĩa vụ tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm. Thời gian bồi dưỡng tối thiểu là ba ngày. Nội dung bồi dưỡng bao gồm việc cập nhật mới các quy định của pháp luật về công chứng, các quy định pháp luật có liên quan và kỹ năng công chứng các loại hợp đồng, giao dịch.

Công chứng viên hoàn thành lớp bồi dưỡng thì được cấp Giấy chứng nhận.

2. Công chứng viên đang hành nghề công chứng mà không tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc các biện pháp xử lý khác theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ của tổ chức xã hội nghề nghiệp của công chứng viên.

3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo tổ chức thực hiện việc bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho công chứng viên theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này.

Điều 4. Bổ nhiệm công chứng viên đối với cán bộ, công chức, viên chức đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng

1. Trong trường hợp cán bộ, công chức, viên chức đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng có nhu cầu được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề tại Văn phòng công chứng thì trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên phải kèm theo giấy tờ chứng minh là đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng.

2. Công chứng viên của Phòng Công chứng đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng không quá một năm thì vẫn được giữ chức danh công chứng viên và có thể thành lập Văn phòng công chứng hoặc tham gia Văn phòng công chứng đang hoạt động. Thời gian không quá một năm được tính từ ngày có quyết định nghỉ hưu hoặc cho thôi việc đến ngày nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng hoặc được tiếp nhận là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng hoặc ký hợp đồng làm việc với Văn phòng công chứng.

Công chứng viên nghỉ hưu hoặc thôi việc quá một năm nếu có nguyện vọng hành nghề công chứng thì phải làm thủ tục bổ nhiệm lại công chứng viên.

Điều 5. Điều kiện hành nghề công chứng đối với luật sư được bổ nhiệm công chứng viên

1. Luật sư được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng thì khi làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng hoặc bổ sung thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng hoặc ký hợp đồng làm việc với Văn phòng công chứng phải có xác nhận của Ban chủ nhiệm Đoàn luật sư về việc đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sư và giấy tờ chứng minh đã chấm dứt hành nghề luật sư.

2. Việc chấm dứt hành nghề luật sư được thể hiện bằng một trong các giấy tờ sau đây:

a) Giấy xác nhận đã nộp lại Giấy đăng ký hành nghề luật sư cho cơ quan đã cấp giấy đó đối với luật sư hành nghề với tư cách cá nhân;

b) Giấy xác nhận đã nộp lại Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên cho cơ quan đã cấp đối với luật sư thành lập Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

c) Giấy xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên Công ty luật hợp danh hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên đối với luật sư là thành viên Công ty luật hợp danh hoặc thành viên sáng lập Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

d) Giấy xác nhận đã chấm dứt tư cách thành viên trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên đối với luật sư là thành viên góp vốn trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

đ) Giấy xác nhận đã chấm dứt hợp đồng làm việc cho tổ chức hành nghề luật sư đối với luật sư làm việc theo hợp đồng cho tổ chức hành nghề luật sư.

Điều 6. Miễn nhiệm công chứng viên

1. Các trường hợp miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 20 Luật công chứng. Trình tự, thủ tục miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 và Khoản 4 Điều 20 Luật công chứng.

2. Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên là 01 bộ, được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ cơ quan Bộ Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Bộ Tư pháp, ngoài bì ghi rõ “Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên”.

3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thu hồi Thẻ công chứng viên đối với công chứng viên đã bị miễn nhiệm. Trình tự, thủ tục thu hồi Thẻ được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Chương 3.
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

Điều 7. Thành lập tổ chức hành nghề công chứng

1. Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng phải tuân theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

2. Khuyến khích thành lập các Văn phòng công chứng. Chỉ thành lập Phòng công chứng trong trường hợp không phát triển được Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) có trách nhiệm tạo điều kiện và hỗ trợ cho việc thành lập và phát triển các Văn phòng công chứng ở những địa bàn khó khăn.

3. Căn cứ quy định của Luật công chứng, Nghị định này và Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, trên cơ sở nhu cầu thành lập tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Việc xét duyệt hồ sơ phải bảo đảm sự công khai, minh bạch, phù hợp với quy hoạch, khuyến khích phát triển các Văn phòng công chứng có nhiều công chứng viên, có cơ sở vật chất, bộ máy hoạt động và đội ngũ công chứng viên, nhân viên lành nghề.

Điều 8. Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

1. Việc đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 27 Luật công chứng.

Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng bao gồm:

a) Đơn đăng ký hoạt động theo mẫu;

b) Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 9 Nghị định này;

Trong trường hợp trụ sở là nhà thuê, mượn thì phải kèm theo hợp đồng thuê, mượn nhà có thời gian tối thiểu là năm năm kể từ ngày làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;

c) Giấy tờ chứng minh nơi đăng ký thường trú tại địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở Văn phòng công chứng của công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập.

2. Số lượng hồ sơ là 01 bộ, được nộp trực tiếp hoặc thông qua hệ thống bưu chính đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp, ngoài bì ghi rõ “Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng”.

Điều 9. Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng phải có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể, có phòng làm việc cho công chứng viên, nhân viên, phòng tiếp người yêu cầu công chứng và kho lưu trữ hồ sơ công chứng.

2. Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng chỉ phải nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều này khi đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

3. Việc thay đổi trụ sở của Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 28 Luật công chứng phải phù hợp với quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi địa bàn cấp huyện nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

Khi có nhu cầu thay đổi trụ sở, Văn phòng công chứng phải có văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Trong thời hạn bảy ngày làm viêc, Sở Tư pháp xem xét, cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

Điều 10. Thay đổi danh sách công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập

1. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày thay đổi danh sách công chứng viên là thành viên hợp danh theo quy định tại Điều 28 Luật công chứng, Văn phòng công chứng phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động và gửi kèm theo bản chính Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, bản sao có chứng thực Quyết định bổ nhiệm công chứng viên, giấy tờ chứng minh nơi đăng ký thường trú của công chứng viên tại địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đăng ký hoạt động.

2. Trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp ghi nhận việc thay đổi danh sách công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng trên Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

Điều 11. Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng cho Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng được ký hợp đồng lao động với công chứng viên. Trong thời gian làm việc theo hợp đồng tại Văn phòng công chứng, công chứng viên không được đồng thời hành nghề công chứng tại một tổ chức hành nghề công chứng khác.

2. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày ký hợp đồng làm việc với công chứng viên, Văn phòng công chứng phải đăng ký danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng với Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động.

Hồ sơ đăng ký danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng gồm có:

a) Thông báo bằng văn bản của Văn phòng công chứng về việc bổ sung công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng, trong đó có các thông tin về công chứng viên, bao gồm họ tên công chứng viên, ngày tháng năm sinh, nơi cư trú, cam kết của Văn phòng công chứng về việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên và chữ ký mẫu của công chứng viên;

b) Hợp đồng làm việc ký kết giữa Văn phòng công chứng với công chứng viên;

c) Quyết định bổ nhiệm công chứng viên làm việc theo hợp đồng cho Văn phòng công chứng;

d) Giấy tờ chứng minh; đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sự và chấm dứt hành nghề luật sư của người được bổ nhiệm công chứng viên là luật sư hoặc giấy tờ chứng minh là đã nộp lại cho cơ quan có thẩm quyền chứng chỉ hành nghề hoặc thẻ đối với những người đã được cấp các loại thẻ, chứng chỉ hành nghề;

Số lượng hồ sơ là 01 bộ. Các giấy tờ trong hồ sơ là bản sao kèm theo bản chính để đối chiếu trong trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp; các giấy tờ nói trên phải là bản sao có chứng thực trong trường hợp hồ sơ được nộp thông qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp.

3. Trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động có trách nhiệm xem xét và thông báo bằng văn bản cho Văn phòng công chứng. Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng cho Văn phòng công chứng được ký văn bản công chứng sau khi nhận được thông báo của Sở Tư pháp.

4. Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng cho Văn phòng công chứng có các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm theo quy định của pháp luật đối với công chứng viên.

5. Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng làm việc với công chứng viên, thì trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, Văn phòng công chứng phải thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng đến Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.

Công chứng viên không được ký văn bản công chứng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng làm việc với Văn phòng công chứng.

Điều 12. Chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập có nhu cầu chuyển đổi thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh phải có hồ sơ đề nghị chuyển đổi trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

2. Hồ sơ gồm có:

a) Đề án chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ lý do chuyển đổi, dự kiến thời gian chuyển đổi, báo cáo tình hình tài chính và tổ chức hoạt động tính đến ngày đề nghị chuyển đổi, dự kiến về tổ chức, tên gọi, địa điểm đặt trụ sở, nhân sự, các điều kiện vật chất;

b) Bản sao có chứng thực quyết định bổ nhiệm công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng;

c) Bản chính Quyết định thành lập Văn phòng công chứng trước đây.

Hồ sơ đề nghị chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng là 01 bộ và được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp.

3. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 2 Điều này, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do; người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

4. Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do; người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

5. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép chuyển đổi, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép chuyển đổi. Hồ sơ đăng ký hoạt động gồm:

a) Đơn đăng ký hoạt động theo mẫu;

b) Bản sao có chứng thực quyết định cho phép chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng;

c) Giấy tờ chứng minh về trụ sở của địa phương cho phép chuyển đổi trong trường hợp cho phép thay đổi trụ sở.

Trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng chuyển đổi. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do; người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

6. Trong thời gian làm thủ tục chuyển đổi và đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng vẫn được tiếp tục hoạt động.

Văn phòng công chứng chuyển đổi loại hình được hoạt động kể từ ngày được Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động, kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu công chứng của Văn phòng công chứng trước đó.

Điều 13. Tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động trong các trường hợp sau:

a) Công chứng viên duy nhất hoặc tất cả các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

b) Các trường hợp khác không có đủ điều kiện hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

2. Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở ra quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng trong các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều này.

3. Thời gian tạm ngừng hoạt động tối đa là ba tháng. Trong thời gian tạm ngừng hoạt động, Văn phòng công chứng phải nộp đủ số thuế còn nợ, tiếp tục thanh toán các khoản nợ khác, hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với người lao động, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Các hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động thực hiện vẫn được tiếp tục lưu trữ tại Văn phòng công chứng này.

4. Trong trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu cấp bản sao Văn bản công chứng, sửa lỗi kỹ thuật hoặc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại Văn phòng công chứng đang tạm ngừng hoạt động thì Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận, cử công chứng viên của tổ chức mình thực hiện các yêu cầu đó. Công chứng viên được cử có quyền từ chối thực hiện yêu cầu trong các trường hợp quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 35 Luật công chứng và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên được chỉ định chịu trách nhiệm đối với phần việc mà mình được giao thực hiện.

5. Trưởng Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động có trách nhiệm giao các hồ sơ công chứng để phục vụ cho việc thực hiện các yêu cầu của người yêu cầu công chứng theo quy định tại Khoản 4 Điều này.

Khi hết thời hạn tạm ngừng hoạt động, các hồ sơ công chứng đã được giao cho tổ chức hành nghề công chứng khác trong thời gian tạm ngừng được chuyển giao lại cho Văn phòng công chứng đã bị tạm ngừng hoạt động.

Việc giao và nhận lại hồ sơ công chứng phải được lập thành biên bản có chữ ký của đại diện Sở Tư pháp.