Thông tư 25/2020/TT-NHNN chứng từ kế toán trong hệ thống Ngân hàng lõi tại NHNNVN

Thông tư 25/2020/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc quy định Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán trong hệ thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống” tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Ngày 31/12/2020, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã ban hành Thông tư 25/2020/TT-NHNN về việc quy định Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán trong hệ thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống” tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Theo đó, tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị kế toán Ngân hàng Nhà nước lập hoặc tiếp nhận từ khách hàng chuyển đến phải được kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trước khi sử dụng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Đối với chứng từ liên quan đến việc nộp và lĩnh tiền mặt: Nếu là chứng từ nộp tiền mặt thì sau khi bộ phận kho quỹ thu đủ tiền, kế toán viên mới ghi sổ kế toán; nếu là chứng từ lĩnh tiền mặt thì kế toán viên phải ghi sổ kế toán trước sau đó mới chuyển sang bộ phận kho quỹ chi trả tiền.

Thông tư số 25 2020 NHNN

THÔNG TƯ

Quy định Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán trong hệ thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống” tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

___________________________

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ngày 16 tháng 6 năm 2010;

Căn cứ Luật Kế toán ngày 20 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;

Căn cứ Nghị định số 16/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết về chữ ký số và chứng thư số; việc quản lý, cung cấp và sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Căn cứ Quyết định số 08/2013/QĐ-TTg ngày 24 tháng 01 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ về chế độ kế toán áp dụng đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tài chính - Kế toán;

Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Thông tư quy định Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán trong hệ thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống” tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán trong hệ thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống” tại các đơn vị có tổ chức bộ máy kế toán thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi tắt là NHNN).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các đơn vị có tổ chức bộ máy kế toán, bao gồm: Vụ Tài chính- Kế toán, Sở Giao dịch, Cục Quản trị, Cục Công nghệ thông tin, Cục Phát hành và kho quỹ, Chi cục Quản trị, Chi cục Công nghệ thông tin, Chi cục Phát hành và Kho quỹ, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các đơn vị khác thuộc NHNN có tổ chức bộ máy kế toán (sau đây gọi tắt là đơn vị kế toán NHNN).

2. Cá nhân, tổ chức có liên quan.

3. Thông tư này không áp dụng đối với các đơn vị sự nghiệp và các Ban quản lý dự án thuộc NHNN có tổ chức bộ máy kế toán độc lập.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống”: là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị, thực hiện các xử lý nhằm mục đích quản lý và hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của NHNN (sau đây gọi tắt là hệ thống phần mềm kế toán), bao gồm: phần mềm ERP, phần mềm T24, phần mềm CSD, phần mềm AOM, phần mềm CDP.

a) Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning): Là hệ thống quản lý và hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của NHNN, bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:

- Phân hệ Quản lý Sổ cái (General Ledger), viết tắt là GL;

- Phân hệ Quản lý Tài sản (Fixed Assets), viết tắt là FA;

- Phân hệ Quản lý Phải thu, phải trả (Account Receivable, Account Payable) viết tắt là AR, AP;

- Phân hệ Công cụ kế toán (Financial Accounting Hub), viết tắt là FAH;

- Phân hệ quản lý Ngân sách (Budgeting), viết tắt là BG;

b) Phần mềm T24 (Temenos T24): Là hệ thống ngân hàng lõi (Core banking) của NHNN để quản lý và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cơ bản của NHNN bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:

- Phân hệ Cho vay và Huy động vốn (Lending and Deposit), viết tắt là LD;

- Phân hệ Mua bán ngoại tệ liên ngân hàng và quốc tế (Interbank and International Foreign Exchange), viết tắt là FX;

- Phân hệ Quản lý các nghiệp vụ phái sinh (Derivatives), viết tắt là DX;

- Phân hệ Chuyển tiền (Fund Transfer), viết tắt là FT;

- Phân hệ Mua bán chứng khoán (Securities), viết tắt là SC;

- Phân hệ Quản lý khách hàng (Customer), viết tắt là CUS;

- Phân hệ Thị trường tiền tệ (Money Market), viết tắt là MM;

- Phân hệ Quản lý tài khoản khách hàng (Account), viết tắt là AC;

- Phân hệ Quản lý hạn mức (Limit), viết tắt là LI;

- Phân hệ Quản lý nợ quá hạn (Loans Past Dues), viết tắt là PD;

- Phân hệ Quản lý quỹ giao dịch (Teller), viết tắt là TT;

- Phân hệ Quản lý dự trữ bắt buộc (Cash Reserve Ratio), viết tắt là CRR;

- Phân hệ Kế toán tài chính (Data Capture), viết tắt là DC;

c) Phần mềm CDP-TT01 (Central Desk Portal): là hệ thống quản lý các nghiệp vụ dự trữ ngoại hối nhà nước;

d) Phần mềm CSD (Central Securities Depository): là hệ thống của NHNN để quản lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến lưu ký giấy tờ có giá;

đ) Phần mềm AOM (Auction/Open Market Operation): là hệ thống quản lý các nghiệp vụ đấu thầu vàng, nghiệp vụ thị trường mở, nghiệp vụ phát hành tín phiếu NHNN, trái phiếu chính phủ, trái phiếu đặc biệt.

2. Hệ thống CMO (Currency Management Optimization): là hệ thống quản lý và phát hành kho quỹ tập trung của NHNN.

3. Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ: là việc chứng từ kế toán lần lượt đi đến các bộ phận có liên quan để thực hiện một trình tự, bắt đầu từ khâu lập, tiếp nhận, kiểm tra xử lý chứng từ; phân loại, và ghi sổ kế toán; kiểm soát, đối chiếu chứng từ cho đến khâu tập hợp, sắp xếp chứng từ.

4. Giao dịch hạch toán tự động: là giao dịch được phần mềm kế toán tự động hạch toán và không có sự can thiệp từ bên ngoài. Các giao dịch này được hạch toán trên cơ sở các thông tin do hệ thống phần mềm kế toán tạo ra từ nguồn dữ liệu có sẵn trong hệ thống (ví dụ như các giao dịch hạch toán lãi dồn tích …).

5. Thành viên tham gia quy trình: là các cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện từng khâu trong Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ, bao gồm: cán bộ nghiệp vụ, cán bộ kế toán, cán bộ kiểm soát, cán bộ thực hiện công tác hậu kiểm và tập hợp chứng từ, Trưởng phòng kế toán hoặc người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền (sau đây gọi tắt là Trưởng phòng kế toán); Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN hoặc người được Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN ủy quyền (sau đây gọi tắt là Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN).

6. Bộ phận kế toán: là bộ phận bao gồm tất cả các cán bộ kế toán. Trong đó, cán bộ kế toán là người trực tiếp tiếp nhận, xử lý, kiểm tra các chứng từ kế toán, thực hiện các giao dịch kế toán trên hệ thống phần mềm kế toán (sau đây gọi tắt là kế toán viên) theo phân công, phân nhiệm của Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN.

7. Bộ phận kiểm soát: là bộ phận bao gồm tất cả các cán bộ kiểm soát. Trong đó, cán bộ kiểm soát là người được giao nhiệm vụ kiểm soát giao dịch kế toán, giao dịch nghiệp vụ và có thẩm quyền duyệt các giao dịch do cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán.

8. Bộ phận nghiệp vụ: là bộ phận bao gồm tất cả các cán bộ nghiệp vụ, bao gồm bộ phận kho quỹ và bộ phận nghiệp vụ khác. Trong đó, cán bộ nghiệp vụ là người trực tiếp tiếp nhận, xử lý, kiểm tra các tài liệu nghiệp vụ và thao tác các bước thực hiện nghiệp vụ trên hệ thống phần mềm kế toán theo phân công, phân nhiệm của Thủ trưởng đơn vị.

9. Bộ phận kho quỹ: bao gồm cán bộ làm nghiệp vụ kho quỹ, người được giao nhiệm vụ kiểm soát và có thẩm quyền phê duyệt các giao dịch xuất, nhập kho, quỹ được thực hiện trên hệ thống CMO.

10. Bộ phận hậu kiểm: là bộ phận thuộc phòng kế toán, bao gồm tất cả các cán bộ thực hiện công việc hậu kiểm và tập hợp chứng từ (sau đây gọi tắt là cán bộ hậu kiểm). Trong đó, cán bộ hậu kiểm là cán bộ thực hiện tiếp nhận, tập hợp chứng từ, tài liệu do các cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên đã xử lý, hạch toán; thực hiện kiểm soát lại các giao dịch của cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên, các giao dịch hạch toán tự động trên cơ sở chứng từ, tài liệu liên quan; và tập hợp chứng từ kế toán của toàn đơn vị kế toán NHNN và lưu trữ theo quy định.

11. Thời điểm kết thúc ngày làm việc: là thời điểm kết thúc một chu trình làm việc trên hệ thống phần mềm kế toán, các thao tác khoá sổ kế toán ngày đã được thực hiện. Sau thời điểm này không còn nghiệp vụ kinh tế, tài chính nào được xử lý, hạch toán vào sổ kế toán của ngày làm việc đó, trừ trường hợp giao dịch điều chỉnh sai sót theo quy định.

12. Mã người dùng: là mã số định danh người dùng trên hệ thống phần mềm kế toán dùng để đăng nhập hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ. Mã người dùng bao gồm mã số định danh người dùng được Cục Công nghệ thông tin cấp theo đề nghị của các đơn vị kế toán NHNN và mã số định danh được tạo sẵn trong hệ thống phần mềm kế toán để tích hợp giao dịch giữa các phần mềm trong hệ thống phần mềm kế toán (sau đây gọi tắt là mã người dùng hệ thống). Mã người dùng được cấp cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên tại mỗi đơn vị kế toán NHNN và do hệ thống tự tạo lập theo đơn vị kế toán NHNN.

13. Cơ chế, quy trình nghiệp vụ: là hệ thống văn bản hướng dẫn, quy trình quy định về việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính thuộc hoạt động của NHNN nhằm đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kiểm soát chặt chẽ đúng bản chất và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

Điều 4. Nguyên tắc luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán

1. Nguyên tắc luân chuyển chứng từ kế toán

a) Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị kế toán NHNN lập hoặc tiếp nhận từ khách hàng chuyển đến phải được kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trước khi sử dụng chứng từ đó để ghi sổ kế toán;

b) Đối với chứng từ liên quan đến việc nộp và lĩnh tiền mặt: nếu là chứng từ nộp tiền mặt thì sau khi bộ phận kho quỹ thu đủ tiền, kế toán viên mới ghi sổ kế toán; nếu là chứng từ lĩnh tiền mặt thì kế toán viên phải ghi sổ kế toán trước sau đó mới chuyển sang bộ phận kho quỹ chi trả tiền;

c) Đối với các chứng từ dùng trong thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) thì chỉ ghi Có vào tài khoản của bên thụ hưởng khi đã trích nợ tài khoản của bên trả tiền (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác);

d) Chứng từ luân chuyển giữa các bộ phận trong đơn vị kế toán NHNN phải do cán bộ trong đơn vị đó thực hiện, không được chuyển qua tay khách hàng. Chứng từ thanh toán ra ngoài đơn vị kế toán NHNN như chuyển tiền, thanh toán bù trừ… thì luân chuyển qua mạng nội bộ, mạng liên ngân hàng, bưu điện hoặc thực hiện giao nhận chứng từ trực tiếp giữa các đơn vị kế toán NHNN có liên quan.

2. Nguyên tắc kiểm soát, đối chiếu chứng từ kế toán
a) Tất cả các chứng từ kế toán ngân hàng phải được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và kiểm soát chặt chẽ trước khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán, thu, chi…), nội dung của việc kiểm tra, kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng gồm:

- Đối với chứng từ giấy

+ Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ, chính xác của các chỉ tiêu, số liệu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

+ Kiểm soát nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán đảm bảo đúng quy định tại Luật Kế toán, đối chiếu đảm bảo khớp đúng các nội dung trên chứng từ kế toán với các chứng từ, hồ sơ khác có liên quan;

+ Kiểm soát ký hiệu mật (KHM) đối với các chứng từ quy định có KHM;

+ Kiểm soát việc chấp hành quy trình tại Thông tư này của người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Kiểm tra, đối chiếu dấu (nếu có) và chữ ký trên chứng từ (gồm chữ ký của khách hàng và chữ ký của các cán bộ có liên quan trong đơn vị kế toán NHNN) đảm bảo dấu và chữ ký trên chứng từ đúng với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại đơn vị kế toán NHNN.

- Đối với chứng từ điện tử

Việc kiểm soát chứng từ điện tử được chia thành hai bước, phần kỹ thuật thông tin phải được kiểm soát trước, sau đó mới tiến hành kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ.

Bước 1: Kiểm soát kỹ thuật thông tin, bao gồm:

+ Kiểm tra chữ ký số của người lập và người kiểm soát tại khâu trước, KHM và các mã khoá bảo mật (mã nhận biết) trên chứng từ phải đúng với mã định dạng đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã quy định;

+ Tên tập tin phải được lập đúng tên, mẫu thông tin quy định;

Bước 2: Kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ:

+ Kiểm tra nội dung chứng từ;

+ Kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, ngày giá trị trên chứng từ và các nội dung khác trên chứng từ;

+ Kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi đảm bảo đủ để chi trả số tiền trên chứng từ;

b) Cán bộ hậu kiểm không được thực hiện kiểm soát lại các giao dịch do chính mình đã kiểm soát hoặc đã thực hiện xử lý trên hệ thống phần mềm kế toán;

c) Việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ với các báo cáo kiểm soát (sau đây gọi tắt là báo cáo) của ngày giao dịch phải hoàn thành ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

3. Điều kiện tập hợp, lưu trữ các báo cáo bằng phương tiện điện tử
a) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập, tra cứu và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

b) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung dữ liệu đó;

c) Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu.

4. Áp dụng chữ ký số đối với các báo cáo kiểm soát
a) Chữ ký số phải gắn kèm các báo cáo nhằm phục vụ công tác kiểm soát, đối chiếu chứng từ sau khi ký số. Các báo cáo được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn trong suốt quá trình trao đổi qua mạng máy tính, xử lý và lưu trữ các báo cáo được ký số;

b) Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN ký số có trách nhiệm bảo quản an toàn khóa bí mật và thiết bị lưu trữ khóa bí mật của chứng thư số cá nhân;

c) Cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên, cán bộ kiểm soát, cán bộ hậu kiểm có trách nhiệm ký trên các báo cáo phải ký bằng chữ ký số lên các báo cáo kiểm soát ngay sau khi hoàn thành phần việc được giao.

5. Quy trình ký số các báo cáo

Khi việc ứng dụng công nghệ thông tin đủ đáp ứng các điều kiện để lưu trữ các báo cáo theo quy định tại Khoản 3 Điều này, cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên, kiểm soát viên, cán bộ hậu kiểm không phải in các mẫu báo cáo thành bản giấy, mà thực hiện ký số trên từng báo cáo tuân thủ theo nguyên tắc thứ tự từng khâu trong Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu chứng từ như luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy.

6. Nguyên tắc tập hợp sắp xếp chứng từ

Chứng từ kế toán trong ngày được tập hợp đầy đủ, sắp xếp đảm bảo khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, lưu trữ.
a) Các chứng từ của một (01) giao dịch hạch toán phải được sắp xếp theo thứ tự: Chứng từ ghi sổ; Chứng từ gốc và các chứng từ kèm theo khác (Chứng từ kèm theo khác được sắp xếp theo thứ tự phát sinh chứng từ).

Chứng từ của giao dịch điều chỉnh được sắp xếp theo thứ tự: Chứng từ điều chỉnh trong đó ghi rõ điều chỉnh từ giao dịch nào hoặc bản sao chứng từ gốc (trường hợp chứng từ gốc không được lưu cùng tập chứng từ);

b) Trường hợp một (01) chứng từ gốc liên quan đến hai (02) hay nhiều giao dịch hạch toán khác nhau nhưng không được xếp liền nhau tại cùng một (01) tập chứng từ, kế toán viên thực hiện:

- Nếu các giao dịch thuộc cùng một (01) tập chứng từ: Chứng từ gốc được sắp xếp tại tập chứng từ của giao dịch hạch toán nghiệp vụ đầu tiên. Trên chứng từ hạch toán của nghiệp vụ tiếp theo ghi rõ “chứng từ gốc được lưu tại chứng từ số...” hoặc trên chứng từ gốc ghi rõ “chứng từ gốc của chứng từ số...”;

- Nếu các giao dịch thuộc các tập chứng từ khác nhau của cùng một ngày làm việc: chứng từ gốc được sắp xếp tại tập chứng từ của giao dịch hạch toán nghiệp vụ đầu tiên. Tại nghiệp vụ tiếp theo, tuỳ theo yêu cầu sử dụng thông tin của từng giao dịch, có thể thực hiện: Trên chứng từ hạch toán của tập chứng từ ghi rõ “chứng từ gốc lưu tại bộ chứng từ... chứng từ số...”; Hoặc tại giao dịch hạch toán nghiệp vụ tiếp theo lưu liên 2 hoặc bản sao chụp chứng từ gốc (có ghi rõ “chứng từ gốc lưu tại bộ chứng từ... chứng từ số...”);

- Nếu các giao dịch hạch toán tại các ngày giao dịch khác nhau: Chứng từ gốc được sắp xếp tại bộ chứng từ của ngày thực hiện giao dịch đầu tiên, tại bộ chứng từ của các ngày giao dịch tiếp theo thực hiện lưu liên 2 hoặc bản sao chụp chứng từ gốc (có ghi rõ “chứng từ gốc lưu tại ngày... tập chứng từ... chứng từ số...”).

7. Nguyên tắc xử lý khi phát hiện sai sót trong quá trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu chứng từ
a) Khi kiểm soát chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm các quy định của pháp luật liên quan thì cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên phải từ chối việc thực hiện (thanh toán, xuất quỹ, xuất kho…), đồng thời báo cáo ngay cho Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN biết để có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;

b) Những tài liệu nghiệp vụ, chứng từ kế toán lập không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thì phải trả lại khách hàng hoặc báo cho người lập chứng từ biết để lập lại hoặc điều chỉnh cho đúng, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán;

c) Việc thực hiện xử lý sai sót phải tuân thủ theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn thao tác trên phần mềm kế toán, quy định pháp luật kế toán và các quy định của pháp luật liên quan.

Điều 5. Trách nhiệm các thành viên tham gia quy trình

1. Đối với Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN
a) Tổ chức, phân công, chỉ đạo và giám sát việc thực hiện theo quy định tại Thông tư này;

b) Phối hợp với các đơn vị kế toán NHNN có liên quan khắc phục kịp thời các sai sót được phát hiện;

c) Chịu trách nhiệm trước Thống đốc NHNN và pháp luật khi để xảy ra các sai sót do đơn vị mình không thực hiện đúng các nội dung quy định tại Thông tư này và các quy định pháp luật kế toán có liên quan.

2. Đối với Trưởng phòng kế toán

a) Tham mưu Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN về việc tổ chức triển khai thực hiện, hướng dẫn các bộ phận, cán bộ liên quan thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư này;

b) Trực tiếp giám sát việc tuân thủ quy trình và thực hiện chế độ chứng từ tại đơn vị kế toán NHNN;

c) Phân công, chỉ đạo các cán bộ thuộc Phòng kế toán thực hiện theo quy trình quy định tại Thông tư này;

d) Kiểm tra, kiểm soát Báo cáo tổng hợp tài khoản ngày, Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày, các tài liệu kế toán chi tiết khi có dấu hiệu nghi vấn hoặc sai sót và các báo cáo kế toán tháng, quý, năm; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác, đầy đủ, trung thực về số liệu trên báo cáo;

đ) Báo cáo kịp thời Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN các trường hợp sai sót, vi phạm các quy định trong xử lý giao dịch làm sai lệch bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Tham mưu hoặc trực tiếp ra quyết định các biện pháp khắc phục sai sót trong phạm vi được phân công của Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN.

3. Đối với cán bộ nghiệp vụ

a) Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, tài liệu sử dụng để nhập các dữ liệu liên quan trên hệ thống phần mềm kế toán;

b) Nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế toán chính xác với nội dung các tài liệu, hồ sơ, chứng từ được sử dụng theo quy định;

c) Phối hợp với kế toán viên kiểm tra, đối chiếu số liệu, bổ sung (nếu thiếu) hồ sơ chứng từ liên quan đến giao dịch thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán.

4. Đối với kế toán viên

a) Kiểm tra tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán. Đối với các chứng từ phải được Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN ký duyệt trước khi thực hiện, kế toán viên trình Trưởng phòng kế toán ký; Sau đó, trình Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN ký duyệt trước khi thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán;

b) Nhập chính xác, đầy đủ các dữ liệu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào hệ thống phần mềm kế toán theo đúng các yếu tố trên chứng từ và cơ chế, quy trình nghiệp vụ của từng phân hệ nghiệp vụ;

c) Hạch toán kế toán nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo đúng quy định hiện hành;

d) Kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo tính khớp đúng nội dung giao dịch trên Bảng liệt kê giao dịch với chứng từ kế toán do mình xử lý trên hệ thống phần mềm kế toán trong ngày;

đ) Trực tiếp xử lý các sai sót phát sinh sau khi báo cáo và được Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN hoặc trưởng phòng kế toán cho phép thực hiện;

e) Trường hợp được giao thực hiện từng phần hoặc toàn bộ công việc hậu kiểm thì thực hiện theo quy định tại Khoản 6 Điều này.

5. Đối với cán bộ kiểm soát

a) Kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán, tài liệu nghiệp vụ đã được kế toán viên, cán bộ nghiệp vụ xử lý và nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế toán;

b) Kiểm soát tính chính xác của các giao dịch do kế toán viên, cán bộ nghiệp vụ đã nhập vào hệ thống phần mềm kế toán, đảm bảo khớp đúng với chứng từ kế toán, tài liệu chứng minh liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; thực hiện duyệt giao dịch, ký kiểm soát và chịu trách nhiệm về các sai sót của mình trong quy trình kiểm soát, duyệt giao dịch;

c) Cán bộ kiểm soát không được phép nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế toán, nếu phát hiện có sai sót thì phải chuyển trả chứng từ, tài liệu cho kế toán viên, cán bộ nghiệp vụ để xử lý.

6. Đối với cán bộ hậu kiểm

a) Tập hợp, kiểm tra, đảm bảo đầy đủ số lượng chứng từ kế toán của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện trong ngày của toàn đơn vị kế toán NHNN;

b) Kiểm tra lại tính chính xác của các giao dịch thực hiện được cập nhật dữ liệu hệ thống và các tài khoản kế toán tổng hợp (bao gồm cả các giao dịch hạch toán tự động);

c) Kiểm tra tính chính xác của Bảng liệt kê giao dịch hạch toán tự động, phát hiện kịp thời sai sót do việc xử lý của hệ thống và báo cáo kịp thời cho cán bộ kiểm soát để báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN;

d) Kiểm soát, đối chiếu khớp đúng số liệu giữa các báo cáo kế toán, phát hiện kịp thời sự chênh lệch về số liệu và báo cáo kịp thời cho cán bộ kiểm soát để báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN ra quyết định xử lý;

đ) Phối hợp với các thành viên trong quy trình, bộ phận nghiệp vụ khác trong việc xác định nguyên nhân các sai sót, đề xuất biện pháp khắc phục khi phát hiện có sự chênh lệch giữa phân hệ nghiệp vụ và tài khoản kế toán tổng hợp;

e) Tập hợp, đóng chứng từ để lưu trữ theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.

.........................................

Văn bản pháp luật này thuộc lĩnh vực Ngân hàng được HoaTieu.vn cập nhật và đăng tải, mời các bạn sử dụng file tải về để lưu làm tài liệu sử dụng.