Mẫu công văn quy định sử dụng Internet trong doanh nghiệp

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số thì việc sử dụng Internet trong doanh nghiệp sao cho hợp lý chúng ta phải cần đến công văn quy định sử dụng Internet trong doanh nghiệp.

I. Công văn quy định sử dụng Internet trong doanh nghiệp

1. Tóm tắt

Quy định sử dụng Internet nhằm phác thảo các nguyên tắc chung, được ban hành bởi BOD sau những cân nhắc và thảo luận nghiêm túc. Trong phạm vi công ty, chúng tôi mong muốn rằng Internet được sử dụng hợp pháp, đúng đắn và có giá trị làm tăng năng suất lao động.

2. Phạm vi áp dụng

Quy định sử dụng Internet được áp dụng cho tất cả cán bộ nhân viên, các cộng tác viên, nhà đầu tư, đối tác và khách mời,... có hành vi truy cập vào Internet hoặc sử dụng mạng máy tính của công ty.

Tất cả nhân viên được yêu cầu xác nhận đã hiểu và đồng ý tuân theo các quy định cụ thể dưới đây.

3. Các quy định cụ thể về việc sử dụng Internet trong phạm vi công ty

3.1. Thế nào là sử dụng Internet có hiệu quả?

Nhân viên trong công ty được khuyến khích sử dụng Internet nhằm phục vụ các mục đích sau:

• Truy cập tài khoản vào nền tảng công nghệ tích hợp các phần mềm quản lý doanh nghiệp
• Truy cập vào các website cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao
• Tìm kiếm, tra cứu thông tin nhằm cải thiện chất lượng công việc
• Để truy cập tài khoản mạng xã hội cá nhân, với điều kiện tuân thủ quy định sử dụng mạng xã hội của công ty.

Tất cả các cá nhân trong quá trình sử dụng Internet tại công ty cần:

• Tuân thủ chặt chẽ chính sách bảo mật dữ liệu của công ty
• Sử dụng mật khẩu mạnh để đăng nhập vào hệ thống phần mềm của công ty, email, các website và dịch vụ liên quan đến công việc. Giữ an toàn các mật khẩu đó
• Chỉ sử dụng các thiết bị an toàn để đăng nhập vào tài khoản công ty
• Cẩn trọng khi tải xuống/mở/giải nén,... các tệp và phần mềm có nguồn gốc không rõ ràng. Nếu không chắc chắn liệu một tệp có an toàn hay không, hãy liên hệ với IT helpdesk hoặc chuyên viên an ninh mạng.
• Giữ an toàn các thiết bị làm việc có khả năng truy cập Internet do công ty cung cấp, bao gồm: máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại di động.

Ngoài ra, cá nhân không bị hạn chế quyền truy cập vào các website yêu thích, miễn là không làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc.

3.2. Thế nào là sử dụng Internet sai quy định?

Cá nhân không được phép sử dụng Internet vào các mục đích sau:

• Tải xuống hoặc tải lên các tài liệu, hình ảnh, video,... bất hợp pháp hoặc không phù hợp với văn hoá
• Xâm phạm quyền riêng tư và thông tin nhạy cảm của người khác
• Phát tán các bí mật thương mại, thông tin nhạy cảm hoặc thông tin sai sự thật
• Thực hiện các hành vi lừa đảo, quảng cáo, mua bán chất cấm,...
• Ăn cắp, sử dụng hoặc tiết lộ mật khẩu của người khác khi không được phép
• Vi phạm bản quyền, gây tổn hại tới các tài sản trí tuệ của người khác trên Internet
• Truy cập các website nguy hiểm có nguy cơ tổn hại tới sự an toàn của mạng máy tính và hệ thống Internet của công ty.

Riêng với email công ty (có dạng [tennhanvien]@[tencongty].vn), nhân viên có thể sử dụng cho các mục đích cá nhân có liên quan tới công việc, nhưng cần lưu ý tránh tuyệt đối các hành vi:

• Đăng ký các website và dịch vụ không an toàn, bất hợp pháp, vi phạm thuần phong mỹ tục
• Lưu trữ hoặc gửi đi các nội dung đồi truỵ, xúc phạm hoặc gây tổn hại tới công ty hoặc bất kỳ cá nhân nào khác
• Quảng cáo trái phép hoặc spam tới các cá nhân khác
• Đăng ký dịch vụ của đối thủ cạnh tranh (trừ khi được ủy quyền)

Công ty có quyền giám sát lưu lượng truy cập và nội dung sử dụng Internet của nhân viên đối với email công ty và trên các thiết bị do công ty cung cấp.

Công ty đã cài đặt thành công phần mềm mã hóa chống virus trên mọi PC và tường lửa an ninh cho hệ thống wifi tại văn phòng. Cá nhân không được tự ý hủy kích hoạt hoặc thay đổi cấu hình cài đặt khi chưa có sự phê duyệt của ban quản lý.

Công ty hoàn toàn không chịu trách nhiệm về các thiết bị truy cập bị nhiễm phần mềm độc hại hoặc bị mất dữ liệu, nếu nguyên nhân đến từ hành vi vi phạm quy định sử dụng Internet của cá nhân.

3.3. Xử lý kỷ luật đối với các trường hợp vi phạm quy định sử dụng Internet

Các cá nhân không tuân thủ quy định sử dụng Internet sẽ phải chịu kỷ luật từ phía công ty. Hình thức kỷ luật có thể là cảnh cáo, phạt hành chính, đền bù thiệt hại hoặc buộc thôi việc, tuỳ vào mức độ nghiêm trọng của hậu quả mà hành vi đó gây ra.

Ví dụ về một số hành vi vi phạm gây ra hậu quả nghiêm trọng:

• Sử dụng kết nối Internet của công ty để đánh cắp dữ liệu bí mật hoặc tham gia vào các hoạt động bất hợp pháp.
• Truy cập trái phép vào website nguy hiểm, gây nhiễm virus cho toàn bộ hệ thống máy tính của công ty
• Dùng email công ty để gửi các nội dung bôi nhọ danh dự công ty tới cho khách hàng, đối tác hoặc các đồng nghiệp khác trong công ty.

Mọi cá nhân đều đã hiểu và cam kết thực hiện theo đúng quy định sử dụng Internet trên đây. Trong trường hợp hành vi vi phạm là bất hợp pháp và bị tố giác, cá nhân hoàn toàn tự chịu trách nhiệm trước pháp luật.

II. Tiêu chí xây dựng quy định sử dụng Internet trong doanh nghiệp

1. Quy định cần có sự linh hoạt, tôn trọng mỗi cá nhân

Mong muốn lý tưởng nhất của mọi CEO là trong giờ làm việc, nhân viên sẽ chỉ sử dụng Internet cho các hoạt động liên quan tới công việc.

Tuy nhiên, như bạn biết đấy, điều này thực sự không khả thi bởi lẽ mỗi nhân viên là khác nhau: họ đến từ các nền giáo dục, kinh nghiệm và văn hoá khác nhau; khả năng, kỹ năng cũng như cách thức làm việc của họ luôn là riêng biệt. Họ ít nhiều luôn có cuộc sống riêng hằng ngày và cần giải quyết vấn đề phát sinh.

Lấy ví dụ, có hai nhân viên A và B. A là người rất nguyên tắc trong công việc, luôn tập trung liên tục trong nhiều giờ liền, từ 8 giờ sáng cho tới 17 giờ chiều. B lại là một người làm việc linh hoạt hơn, vô cùng năng suất trong mỗi 60 phút và cần khoảng 5 phút nghỉ ngơi giữa chúng, cụ thể là xem các gameshow truyền hình trên Youtube. Cuối ngày, cả hai báo cáo số lượng và chất lượng công việc như nhau.

Đừng quên quy định sử dụng Internet của bạn đặt ra nhằm mục đích tạo ra môi trường làm việc tối ưu nhất cho nhân viên. Vì vậy, nếu họ sử dụng Internet không phải vì mục đích xấu mà chỉ coi đó là một phần động lực cần thiết, chẳng phải lệnh cấm sẽ phản lại tác dụng hay sao?

2. Đừng quên đưa văn hoá doanh nghiệp vào trong quy định

Nếu công ty bạn thực sự tin rằng nhân viên cần cân bằng mối quan tâm giữa công việc và gia đình, liệu bạn có cấm nhân viên chat trên Facebook với mẹ của họ - với mong muốn xem ảnh chụp cô con gái 2 tuổi của họ đang ngủ ngoan ở nhà?

Nếu công ty bạn cho phép nhân viên làm việc từ xa, bạn có cấm đoán họ sử dụng mạng máy tính ở nhà, cho họ thoải mái truy cập, hay cấp cho họ một chiếc laptop đã được cài đặt sẵn bảo mật Internet?

Độ “mở” của việc sử dụng Internet sẽ giúp nhân viên giải quyết được các vấn đề cá nhân khẩn cấp trên máy tính hoặc điện thoại của họ. Nếu bạn đang hướng tới sự cân bằng giữa công việc - đời sống hoặc muốn đề cao văn hoá quan tâm giúp đỡ lẫn nhau, hãy thể hiện điều đó trong các gạch đầu dòng của quy định.

3. Bạn cần làm công tác tư tưởng cho nhân viên trước

Bạn không muốn nhân viên cảm thấy bị gò ép quá nhiều? Bạn lo sợ nhân viên nghĩ rằng họ đang bị giám sát và không hề được tin tưởng? Bạn muốn nhân viên tự có ý thức sử dụng Internet đúng theo quy định chứ không phải chống đối và gian lận sau lưng?

Vậy thì đừng quên làm công tác tư tưởng cho nhân viên trước.

Bất kể là trong giai đoạn phỏng vấn ứng viên, quy trình onboarding nhân viên mới hay công tác truyền thông nội bộ hằng ngày, hãy nhấn mạnh rằng đây không phải các quy tắc ép buộc con người vào khuôn khổ. Quy định này thực chất là một công cụ hữu ích nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của cả nhân viên và doanh nghiệp. Mỗi cá nhân vẫn có quyền tự do sử dụng máy tính, Internet hoặc các tài nguyên khác của họ, miễn là mục tiêu sau cùng được điều hướng là output có giá trị.

4. Quy định được xét duyệt bởi người có thẩm quyền

Giống như bất kỳ công văn - giấy tờ nào khác trong doanh nghiệp, quy định sử dụng Internet cần được xét duyệt trước khi chính thức ban hành.

Bộ phận nhân sự có thể cần gửi bản nháp cho bộ phận An ninh mạng review và chỉnh sửa, sau đó gửi lên cho COO (Giám đốc vận hành), rồi tới CEO là người duyệt cuối. Có thể bạn sẽ mất khá nhiều thời gian để sở hữu trong tay một quy định sử dụng Internet trong doanh nghiệp hoàn chỉnh, nhưng kết quả này sẽ có hiệu lực trong thời gian lâu dài cho tới khi có quy định mới thay thế.

Quy định có hiệu lực phải là tờ văn bản được CEO ký tên và đóng dấu đỏ, có ngày tháng năm xác nhận ban hành.

Mời bạn đọc cùng tham khảo thêm tại mục việc làm nhân sự trong mục biểu mẫu nhé.

• Mẫu giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty TNHH một thành viên
• Hướng dẫn tra cứu ngành nghề kinh doanh của Công ty
• Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép kinh doanh