Hướng dẫn khai trình lao động 2021 (Khai báo tình hình sử dụng lao động)

Khai trình lao động là một trong những quy định bắt buộc đối với doanh nghiệp. Thế nhưng nhiều doanh nghiệp chưa biết đến thủ tục khai trình lao động hoặc chưa bao giờ thực hiện khai trình. Đây là quy định bắt buộc, nếu doanh nghiệp chưa nắm thì tìm hiểu ngay với bài viết dưới đây.

1. Hướng dẫn khai trình lao động nộp hồ sơ trực tiếp

Khai báo tình hình sử dụng lao động qua nộp hồ sơ trực tiếpKhai báo tình hình sử dụng lao động bằng hình thức nộp hồ sơ trực tiếp

Hướng dẫn nộp hồ sơ trực tiếp thủ tục khai trình sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật. Bao gồm:

Bước 2: Nộp tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bước 3: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

2. Khai báo tình hình sử dụng lao động qua cổng dịch vụ công

Hướng dẫn khai trình lao động (Khai báo tình hình sử dụng lao động) định kỳ 06 tháng đầu năm cách khai báo qua cổng dịch vụ công:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn

Khai báo tình hình sử dụng lao động qua cổng dịch vụ công
Hướng dẫn khai trình lao động qua cổng dịch vụ công

Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới. Nếu không đăng ký được các bạn chuyển sang hình thức nộp trực tiếp.

Khai trình lao động trên dichvucong.gov.vn bằng USB Token
Khai báo tình hình sử dụng lao động trên cổng dịch vụ công bằng thiết bị ký số USB Token

Doanh nghiệp lưu ý hệ thống yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số.

Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến"

Khai báo tình hình sử dụng lao động qua cổng dịch vụ côngKhai báo tình hình sử dụng lao động trực tuyến trên cổng dịch vụ công

Bước 4: Bạn tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục.

Tên đầy đủ là "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động" - Chỉ cần gõ cụm "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc", do tên đầy đủ thủ tục có dấu phẩy, nếu tìm cả cụm vào ô tìm kiếm, hệ thống sẽ không hiểu và trả kết quả là không có thủ tục cần tìm.

Khai báo tình hình sử dụng lao động qua cổng dịch vụ côngTìm kiếm Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc

Tiếp đến chọn cơ quan thực hiện là "Bảo hiểm xã hội Việt Nam". Ấn tìm kiếm ra thủ tục bạn cần.

Khai báo tình hình sử dụng lao động qua cổng dịch vụ côngThủ tục khai trình lao động trên cổng dịch vụ công Quốc gia

Bước 5: Chọn thủ tục, bấm vào "Nộp trực tuyến" để thực hiện khai báo thông tin.

Khai báo tình hình sử dụng lao động qua cổng dịch vụ côngHướng dẫn nộp Khai báo tình hình sử dụng lao động trực tuyến

Bước 6: Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo:

  • Sở LĐTB&XH nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện đối với DN thuộc khu công nghiệp.
  • Phòng LĐTB&XH nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện đối với các DN khác

Bước 7: Bấm vào nút "Đăng ký" hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.

Bước 8: Khi màn hình hiện lên bảng "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công" thì bấm nút "Thoát"

Lưu ý: Một số nơi cơ quan yêu cầu DN gửi trực tiếp hoặc yêu cầu gửi qua mail. Bạn có thể liên hệ Phòng Lao động hoặc Sở Lao động để hỏi vấn đề này.

3. Quy định khai trình lao động 2021 mới nhất

3.1. Không cần phải khai trình lao động lần đầu với doanh nghiệp đăng ký sau 15/10/2020

Vừa qua, Mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thay đổi.

Cụ thể, doanh nghiệp phải sử dụng mẫu theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/10/2020. Mẫu giấy đăng ký mới này đã bao gồm nội dung khai trình việc sử dụng lao động rồi ⇒ Đây được xem như là 1 dạng hồ sơ phối hợp, liên thông thủ tục, nên doanh nghiệp không cần khai trình lần đầu nữa.

Như vậy, doanh nghiệp không cần phải khai trình việc sử dụng lao động nếu đăng ký thành lập theo mẫu biểu của Nghị định 122/2020/NĐ-CP nữa.

3.2. Thay đổi thời gian báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ

Thời gian khai trình theo định kỳ thay đổi như sau:

  • Khai báo định kỳ 06 tháng (trước ngày 05/06)
  • Khai báo định kỳ hằng năm (trước ngày 05/12)

(Trước đây là phải trước 25/05 và trước 25/11 hằng năm)

3.3. Mẫu khai trình lao động định kỳ

Doanh nghiệp thực hiện khai báo thông tin theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP thay cho mẫu số 07 ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH

3.4. Mức phạt khi không khai trình lao động hoặc khai trình sai quy định

Theo Điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp vi phạm khai báo sử dụng lao động khi có một trong những hành vi sau:

  • Không khai báo việc sử dụng lao động theo đúng quy định với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
  • Không báo cáo tình tình thay đổi lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Nếu doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm khai báo sử dụng lao động thì sẽ bị phạt hành chính từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Đồng thời, doanh nghiệp phải đảm bảo thực hiện khai trình lại theo đúng quy định.

Trên đây là Hướng dẫn khai trình lao động 2021 (Khai báo tình hình sử dụng lao động) mới nhất gửi đến các bạn tham khảo. Mời các bạn tham khảo thêm các câu hỏi Hỏi đáp pháp luật hữu ích khác tại HoaTieu như là:

Đánh giá bài viết
3 4.214